Skip to content

Het combineren van RPA en process mining

marker on whiteboard

De juiste processen leren automatiseren met RPA en process mining



In de huidige ongekende situatie waarin de hele wereld worstelt met COVID-19, is het cruciaal softwarerobots te gebruiken om bedrijfsprocessen te automatiseren en tevens het serviceniveau te behouden. Door middel van RPA wordt een digitale workforce gecreeerd, die de wijze waarop bedrijven zaken doen razendsnel transformeert.

Hoewel veel bedrijven voor RPA kiezen, is het erg complex om deze nieuwe technologie te integreren met de structuur van een bedrijf. Elk bedrijf heeft zijn eigen operationele model om ICT-transformaties te implementeren. De RPA implementatie wordt net als een ICT implementatie verdeeld over meerdere fases die gedefinieerd kunnen worden als een RPA-lifecycle. Doorgaans implementeren bedrijven RPA door een POC uit te voeren om de geschiktheid ervan binnen hun IT landschap te controleren. Terwijl anderen RPA implementeren nadat hun processen door Business Process Management (BPM)-tools zijn gemodelleerd.



In beide gevallen begint de RPA-lifecycle met de beoordelingsfase waarin processen, die in hoge mate gestandaardiseerd zijn, op regels gebaseerd zijn en weinig uitzonderingen kennen geidentificeerd worden. Deze processen zijn potentieel goede kandidaten om te worden geautomatiseerd met RPA.

Process Mining(PM) kan echter worden gebruikt om deze taak voor u uit te voeren. De PM-software gebruikt event logs uit databases om een exacte weergave van het process in de praktijk weer te geven. Door inzicht in vertragingen, knelpunten en uitzonderingen vermindert de procesbeoordelingstijd die anders tijdrovend is.

Na voltooiing van de procesbeoordeling zijn de volgende fasen vergelijkbaar met elke andere softwareontwikkelingscyclus (Plan-Design-Develop-Test-Deploy). Dus in plaats van overweldigd te worden door RPA, laten we gebruik maken van Process Mining om de huidige bedrijfsprocessen te herontdekken en de inzichten te gebruiken om de juiste processen te automatiseren met RPA.

First steps of RPA implementation

baby steps

Can we use RPA to identify probable RPA candidates?



With the current unprecedented situation in which the whole world is grappled with COVID-19; it is becoming imperative to make use of software robots to automate business processes if organizations want to maintain their service level. Increasingly, Robotic Process Automation (RPA) solutions are used to leverage the digital workforce and transform the way companies do business.

Though more companies come forward and embrace RPA, it is overwhelming to incorporate such change into the fabric of the company. Every company has its own operating model to implement ICT transformations. Similarly, RPA implementation is conducted over multiple phases which can be defined in a typical RPA lifecycle. Typically, companies adopt RPA by performing a POC to check its suitability within their system whereas some initiate RPA after having the Business Process Management (BPM) tools model their business processes.



In either case, the RPA lifecycle begins with the Process assessment phase wherein companies assess them to locate the potential standardized, rule-based, low-exception rate and high-volume activities to automate. This phase of process assessment helps companies to discover their processes and identify any anomalies. However, process mining(PM) technology can be used to perform this task for you. The PM software uses activities event logs produced by applications to generate a business process workflow with different possible variants of that process along with insights into delays and bottlenecks within the process. This drastically reduces the process assessment time which otherwise is time-consuming. Lastly, PM also determines potential observations for RPA. On completion of process assessment, the following phases are similar to any other software development cycle(Plan-Design-Develop-Test-Deploy) followed within the organization.

So rather than being overwhelmed with RPA, let’s make use of Process Mining to discover current business processes and use its insights to identify probable RPA candidates.

Taking good care of a software Robot

handen in het haar

What are the costs for the maintenance of my software robots? And how can I keep them under control?



Just like human employees, software robots need the right care to function properly. These costs can grow extensively, even to the point where they surpass the costs of developing a software robot in a matter of just a few years. At the moment you will find a bunch of diverging experiences regarding these costs: from just €25 a month up to €400 a month. This could easily ruin a positive business case, hence the necessity to control these costs.



Below you will find an overview of the four major affecting factors:


1. Internal or external maintenance:
Maintenance costs can be cut by even 40%, by keeping the job within the company, since third parties generally charge a higher rate. Of course a pre-condition would be that the right skills need to be present, or build, internally.


2. Business needs and desires:
The business needs and wishes must be described in detail and formally dealt with, including all of the exceptions that may appear. This will prevent all sorts of small changes in the future, which are carried out under the label of maintenance.


3. Solution design:
The solution design document determines the solidity of the robot. The style of programming has a great impact on the number of malfunctions, as well as the costs. For this reason, it is good to let a third party check the document as well as the script. For example, the implementation of image recognition is more prone to errors than scripting.


4. Scope of maintenance:
Defining what is and what isn’t maintenance will produce more insights and grip on the expenses. For example by excluding little user-friendly adjustments, interruptions in infrastructure, and errors in other applications. This way, the real maintenance activities will remain, to be controlled and improved by you.



When sticking to these rules, the expenses for a software robot don’t have to be higher than €50 a month. This makes robots way more appealing for doing loads of smaller processes.
In short, if you want to maintain a grip on maintenance costs, apply these
rules.

Auteur: Twumi Weterings

Translation by: Sebastiaan

Laat je niet verassen door de onderhoudskosten van je robot

handen in het haar

Wat zijn de kosten voor het onderhouden van mijn software robots? En hoe krijg ik een goede grip op deze kosten?



Software robots hebben net als medewerkers de juiste zorg nodig om goed te functioneren. Deze kosten kunnen aardig oplopen en zelfs in een paar jaar tijd de kosten van het ontwikkelen van een software robot overtreffen. Op dit moment vind je in de markt uiteenlopende ervaringen met kosten: van €25 per maand tot €400 per maand. Dit kan een positieve business case al heel snel negatief maken. Vandaar de noodzaak om deze kosten goed te beheersen.



Hierbij een overzicht van de vier factoren die hierop de grootste invloed hebben:


1. Intern of extern onderhoud:
Het zélf uitvoeren van onderhoud in plaats van door derden kan, door een lager uurtarief, wel een kostenvoordeel opleveren van 40%. De juiste vaardigheden en kennis dienen echter wel intern aanwezig te zijn.


2. Business behoefte en wensen:
Deze dienen gedetailleerd te worden omschreven, inclusief de proces uitzonderingen die voorkomen, en formeel door de business te worden afgetekend. Dit voorkomt dat later, onder het motto van onderhoud, nog allerlei kleine wijzigingen moeten worden geïmplementeerd.


3. Solution design:
Het solution design bepaalt de robuustheid van de Robot. De manier van programmeren heeft een grote impact op zowel het aantal storingen als de kosten. Daarom is het goed om deze door een derde te laten controleren. Bijvoorbeeld: het gebruik van beeldherkenning is foutgevoeliger dan scripting.


4. Scope van maintenance:
Het scherp afbakenen van het onderhoud geeft je veel meer inzicht en grip op de kosten. Bijvoorbeeld door het uitsluiten van: kleine gebruiksvriendelijke aanpassingen, onderbrekingen in de infrastructuur en fouten in andere applicaties. Hierdoor houd je de echte onderhoudsactiviteiten over waarop je daadwerkelijk kunt sturen en je prestaties verder kunt verbeteren.



Bij het in acht nemen van deze regels hoeven de kosten voor een software robot zeker niet de €50 per maand te overschrijden. Wat deze robots weer een stuk aantrekkelijker maakt voor het oppakken van kleinere processen.
Kortom, als je goed grip wilt houden op de onderhoudskosten, pas deze regels dan toe!

Auteur: Twumi Weterings

Overzicht en verschillen tussen RPA leveranciers

sunset

Transparantie in RPA aanbod

 


Hoeveel RPA software leveranciers zijn er, en op welke punten verschillen ze van elkaar? Er zijn meer dan 20 RPA software leveranciers. Omdat het nog een erge jonge en nieuwe markt is varieert de marktpositie van de leveranciers sterk van jaar tot jaar.

Zoals beschreven in het artikel “Welke RPA-software leverancier moet ik kiezen?”, is de keuze van een RPA leverancier sterk afhankelijk van de IT systemen die je gebruikt en welke activiteiten en rollen je wilt laten uitvoeren door de medewerkers zelf. Hoe meer medewerkers zelf gaan doen hoe eenvoudigere de software in gebruik moet zijn.

De software van de verschillende leveranciers onderscheid zich op de volgende punten:

Recorder functie: automatisch opnemen en schrijven van een deel van het programma voor het te automatiseren van het proces

Herbruikbaarheid van reeds geprogrammeerde activiteiten

Versie controles van software en applicaties die worden gebruikt

De beschikbaarheid van marktplaatsen waar standaard programma blokken voor specifieke activiteiten worden verhandeld

Ondersteuning van bedrijfsspecifieke applicaties en processen

Trainingsmogelijkheden zowel ondersteund door professionele marktpartijen als door middel van betaalde of onbetaalde online cursussen

Integratie van Optical Character Recognition software voor het omzetten van analoge in digitale informatie

Toegang tot bestand, data files en programmeer talen

Het plannen, en door gebeurtenissen laten activeren van programma’s

De mogelijkheden om gedetailleerde foutmeldingen te generen

Het genereren van activiteiten en management rapporten

De mogelijkheden voor het programmeren van uitzonderingen

Het inrichten maken van backups en herstel oplossingen

Het eenvoudig upgraden van de software onder veel inspanningen

De eenvoudig van het installeren van de software op de betreffende computers en servers

De mogelijkheid en eenvoud om autorisaties, taken en rollen toe te kennen en te beheren voor medewerkers

Ondersteuning voor de beveiliging van de inlog gegevens van de Robot service accounts

Codering van de gegevens tijdens het ophalen, bewerken en opslaan van gegevens

 

Grootste RPA- software leveranciers 2019*:

  1. UiPath
  2. Automation Anywhere
  3. Blue Prism
  4. Nice
  5. Pega
  6. Kofax
  7. NTT
  8. EdgeVere
  9. OpenConnect
  10. Help Systems

*Source Gartner

Welke RPA-softwareleverancier moet ik kiezen?

chess

De eerste zet!

 


Het kiezen van een RPA-softwareleverancier doe je meestal maar een keer, hiermee verbind je je voor langere tijd aan een platform. Daarom is het belangrijk dat je de juiste keuze maakt. Maar hoe doe je dat?

Ben je lui aangelegd en wil je snel klaar zijn, dan vraag je gewoon een marktrapport op (bekende RPA-rapporten zijn bijvoorbeeld van Gartner en Everest). Kijk in de samenvatting en kies een van de marktleiders van dit moment.

Wil je een betere en meer onderbouwde keuze maken, stel jezelf dan de volgende vragen:

Wat zijn de belangrijkste IT systemen/ databases die binnen je bedrijf worden gebruikt? Wat voor oplossingen en mogelijkheden bieden de verschillende RPA leveranciers hiervoor?

Wat zijn de vaardigheden en kennis binnen het bedrijf om RPA-activiteiten zelf op te pakken? De zelfstudie mogelijkheden en de complexiteit van het programmeren van de RPA software kunnen per leverancier verschillen.

Waar en hoe wil men het  RPA Centre of Excellence (COE) binnen de organisatie opbouwen? Wil men dit center opbouwen binnen IT, Operations  of binnen een Shared Service Centre. Welke resources zijn daar aanwezig?

De markt voor RPA-softwareleveranciers is zeer concurrerend. Dit heeft als voordeel dat nieuwe ontwikkelingen bij een leverancier direct worden gekopieerd door de concurrentie en dat de prijzen voor licenties elkaar niet significant ontlopen. Daarom is het voordeel om later van leverancier te veranderen beperkt. Ik zou adviseren om de RPA leveranciers keuze te maken alvorens je met een POC begint. Want zodra de POC succesvol is afgerond, is het vaak moeilijk om voor een andere RPA-software leverancier te kiezen.


Mijn ervaring is verder dat niet alle adviesbureaus de voor jou beste RPA-softwareleverancier adviseren. Zij hebben namelijk hun eigen doelstellingen en zijn terecht niet verantwoordelijk voor jouw bedrijfsresultaat. Hun advies zal afhangen van de kennis van de consultants die ze op dat moment op de bank hebben zitten, en van eventuele commissies die ze krijgen toebedeeld. Maak daarom altijd de keuze op basis van je eigen overtuiging.

Moet ik nog een Proof of Concept (POC) doen voor RPA?

pilot

Uit de startblokken!

 


Voor het toepassen van nieuwe technologie is het gebruikelijk dat je een Proof of Concept (of pilot) doet. RPA wordt echter inmiddels al succesvol toegepast in een groot aantal bedrijven. Moet ik dan nog steeds tijd en geld investeren in een POC?

 

Ja, dit blijft nuttig om te doen. Niet zo zeer met als doelstelling om aan te tonen dat het werkt, want dat is reeds aangetoond. Echter er zijn een aantal andere redenen om dit te doen. De drie belangrijkste zijn:

Door een POC uit te voeren creëer je draagvlak binnen de organisatie voor het implementeren van deze nieuwe technologie. In feite is het toepassen van RPA ook een cultuurverandering waar elke organisatie anders op reageert, en tijd voor nodig heeft om deze te accepteren. Hier bestaan geen kant en klare oplossingen voor. Door de POC kunnen medewerkers en management wennen aan deze nieuwe technologie en hun eigen visie daarop ontwikkelen.

Daarnaast levert de POC een schat aan informatie op omtrent de weerstanden en problemen die op korte termijn moeten worden opgelost alvorens RPA daadwerkelijk in productie kan worden gebracht. Deze informatie is essentieel om een plan van aanpak te kunnen schrijven om RPA binnen de organisatie succesvol te implementeren.

Een derde reden is dat het implementeren van RPA behoorlijke investeringen vraagt op het gebied van geld en andere resources. Deze investeringen moeten gerechtvaardigd worden en in een bedrijfsplan worden opgenomen.  Een POC geeft vaak een eerste indicatie voor zowel de kosten als de potentiele opbrengsten van RPA.


Indien de organisatie na een POC nog niet bereid is om de noodzakelijke investeringen beschikbaar te stellen, zou ik adviseren om eerst een tweede POC, met een grotere impact,  uit te voeren. Dit is beter dan met een te beperkt budget een slechte start te maken en daardoor veel tijd te verliezen.