Skip to content

RPA-Lunchroom | RPA en Process Mining

fabriek

Process Mining levert een goede basis om verder te automatiseren.



Ergens in de enorme berg van wereldwijde online video gesprekken, ontelbare hoeveelheid zoom meetings en digitale conferenties, buigt zich elke twee weken in Nederland een selecte groep van professionals over interessante RPA-dilemma’s. Het zijn experts van (meest) grote ondernemingen, die op de werkvloer dagelijks met de implementatie van software robots te maken hebben, en vanuit hun functie een breed overzicht hebben van wat er speelt.

RPA-Nederland biedt vanuit haar missie een platform aan om nuttige informatie-uitwisseling tussen bedrijven te bevorderen. De gesprekken zijn weliswaar vertrouwelijk, maar toch worden er steevast (geanonimiseerde) samenvattingen opgesteld, want ‘kennisdeling’ staat nou eenmaal centraal en dat gaat niet zonder een vorm van verslaglegging.

Die notulen staan bol van basic informatie over RPA. Een kleine greep uit de inhoud maakt al duidelijk dat veel deelnemers overeenkomstige ervaringen hebben en dezelfde trends zien. Vaak is RPA een paar jaar geleden gestart op de financiële afdeling en toegepast op back-office processen. Vervolgens verschoof de toepassing naar front-office. Opvallend is ook dat het niet alleen de geestdodende processen waren, die vanuit de praktijk (bottom-up) erom vroegen om gerobotiseerd te worden, vaak zagen de deelnemers ook het tegenovergestelde gebeuren. Top-down werd bedacht waar RPA nog meer dienstbaar kon zijn. In dat geval gaat het vaak om eenmalige projecten en processen waarop men veel tijd bespaard.



Die beweging zet zich voort. We zien RPA steeds vaker eenmalige activiteiten behelzen. Is daarmee de rol van RPA op den duur zijn uitgespeeld? Zeker niet, denken de meeste deelnemers. Want RPA zal de verbindende factor vormen naar die andere opkomende technologieën. Denk daarbij aan Artificial Intelligence, Machine Learning, en Process Mining. Dit worden vaste componenten in de RPA oplossingen.



Die trends geven ook de Lunchroom sessies eindeloos veel voedsel op het bordje. Het blijkt bijvoorbeeld dat meerdere bedrijven al ruimschoots ervaring hebben opgedaan met Process Mining (PM). In het begin was dit soms lang niet altijd even succesvol. De kwaliteit van zowel de data al de interne IT systemen liet nog te wensen over. Nu op dat front verbeteringen zijn doorgevoerd, begint PM langzamerhand zijn waarde te bewijzen. PM levert een levende ‘foto’ van informatie op, die voorheen vaak onzichtbaar bleef. Waarbij de waarschuwing blijft gelden: verzuip niet in een overvloed aan data, baken de vraagstelling strikt af, en analyseer heel gericht op relevante topics.



Processen die inmiddels met Process Mining gecovered worden, blijken vaak gestandaardiseerde processen te zijn, zoals Purchase to Pay en Order to Cash. En dat is niet zo vreemd, want operationele processen zullen wellicht een stuk lastiger te ‘minen’ zijn, en meer maatwerk vragen.

En dan? Je ziet bedrijven vaak voorzichtig eerst Process Mining toepassen op één locaties, om er vervolgens ook andere locaties aan toe te voegen. Eerst zijn core IT-systemen zoals SAP aan de beurt, en daarna bijvoorbeeld Salesforce. Het management hoopt dan op het terug verdienen van de PM investering binnen een jaar, hetgeen vaak lastig te calculeren valt. Want PM is alleen een analyse, en wat is de waarde van een dag minder doorlooptijd, minder ‘rework’ of een iets betere kwaliteit van de service of het product?



Process Mining kan ook worden gebruikt om te bepalen wat er binnen de onderneming met RPA gerobotiseerd kan worden. En zo zijn we weer terug bij RPA. Als de Lunchroom discussies één ding duidelijk maken, dan is het wel dat RPA een voortdurend veranderend fenomeen is.

Ook de plaats en functie van elk RPA Center of Excellence (COE) zal meebewegen met de markt en de veranderende technologie. Wat blijft, is dat bedrijven op deze gebieden veel kunnen leren van elkaar, waardoor hun vervolgstappen sneller en goedkoper gezet kunnen worden. Dus voorlopig zal de RPA-lunchroom één keer in de twee weken genoeg te bespreken hebben. Heb je belangstelling voor deze vorm van kennisdeling, en geef je richting aan een COE? Meld je aan!

Auteur: Roelf van Til

Het combineren van RPA en process mining

marker on whiteboard

De juiste processen leren automatiseren met RPA en process mining



In de huidige ongekende situatie waarin de hele wereld worstelt met COVID-19, is het cruciaal softwarerobots te gebruiken om bedrijfsprocessen te automatiseren en tevens het serviceniveau te behouden. Door middel van RPA wordt een digitale workforce gecreeerd, die de wijze waarop bedrijven zaken doen razendsnel transformeert.

Hoewel veel bedrijven voor RPA kiezen, is het erg complex om deze nieuwe technologie te integreren met de structuur van een bedrijf. Elk bedrijf heeft zijn eigen operationele model om ICT-transformaties te implementeren. De RPA implementatie wordt net als een ICT implementatie verdeeld over meerdere fases die gedefinieerd kunnen worden als een RPA-lifecycle. Doorgaans implementeren bedrijven RPA door een POC uit te voeren om de geschiktheid ervan binnen hun IT landschap te controleren. Terwijl anderen RPA implementeren nadat hun processen door Business Process Management (BPM)-tools zijn gemodelleerd.



In beide gevallen begint de RPA-lifecycle met de beoordelingsfase waarin processen, die in hoge mate gestandaardiseerd zijn, op regels gebaseerd zijn en weinig uitzonderingen kennen geidentificeerd worden. Deze processen zijn potentieel goede kandidaten om te worden geautomatiseerd met RPA.

Process Mining(PM) kan echter worden gebruikt om deze taak voor u uit te voeren. De PM-software gebruikt event logs uit databases om een exacte weergave van het process in de praktijk weer te geven. Door inzicht in vertragingen, knelpunten en uitzonderingen vermindert de procesbeoordelingstijd die anders tijdrovend is.

Na voltooiing van de procesbeoordeling zijn de volgende fasen vergelijkbaar met elke andere softwareontwikkelingscyclus (Plan-Design-Develop-Test-Deploy). Dus in plaats van overweldigd te worden door RPA, laten we gebruik maken van Process Mining om de huidige bedrijfsprocessen te herontdekken en de inzichten te gebruiken om de juiste processen te automatiseren met RPA.

First steps of RPA implementation

baby steps

Can we use RPA to identify probable RPA candidates?



With the current unprecedented situation in which the whole world is grappled with COVID-19; it is becoming imperative to make use of software robots to automate business processes if organizations want to maintain their service level. Increasingly, Robotic Process Automation (RPA) solutions are used to leverage the digital workforce and transform the way companies do business.

Though more companies come forward and embrace RPA, it is overwhelming to incorporate such change into the fabric of the company. Every company has its own operating model to implement ICT transformations. Similarly, RPA implementation is conducted over multiple phases which can be defined in a typical RPA lifecycle. Typically, companies adopt RPA by performing a POC to check its suitability within their system whereas some initiate RPA after having the Business Process Management (BPM) tools model their business processes.



In either case, the RPA lifecycle begins with the Process assessment phase wherein companies assess them to locate the potential standardized, rule-based, low-exception rate and high-volume activities to automate. This phase of process assessment helps companies to discover their processes and identify any anomalies. However, process mining(PM) technology can be used to perform this task for you. The PM software uses activities event logs produced by applications to generate a business process workflow with different possible variants of that process along with insights into delays and bottlenecks within the process. This drastically reduces the process assessment time which otherwise is time-consuming. Lastly, PM also determines potential observations for RPA. On completion of process assessment, the following phases are similar to any other software development cycle(Plan-Design-Develop-Test-Deploy) followed within the organization.

So rather than being overwhelmed with RPA, let’s make use of Process Mining to discover current business processes and use its insights to identify probable RPA candidates.

Een stoomcursus Digitale Technologieën

artificial intelligence post it man

"Van nulletjes en eentjes zou ik niet snel warm worden."



Twee jaar geleden had ik nog nooit van RPA gehoord, en ik moet eerlijk zeggen dat ik niet overmatig enthousiast werd toen ik voor het eerst meer las over deze eigentijdse variant van automatisering. Als filmmaker-journalist met een studie Nederlands en 18 jaar Hilversumse actualiteitenervaring in de broekzak had ik een heel andere scoop: menselijke processen, menselijke inspanningen, menselijke emoties. Van nulletjes en eentjes zou ik niet snel warm worden.

Toch, als je met beide benen in deze dynamische wereld wilt staan, kun je er niet omheen. Voor TU Delft mocht ik al eerder een aantal films afleveren over de belofte van fysieke robots voor Nederlandse wetenschappers en ondernemers: RoboValley. Leuk, met een waggelende NAO-robot door de Delftse binnenstad. En bijzonder, met een drone als postbode naar de klanten toe. Maar … die onzichtbare ‘RPA’ software robots, die waren heel wat minder aaibaar. En al die futuristisch klinkende digitale technologieën, zoals machine learning, process mining, kunstmatige intelligentie: hoe ga je daar van houden?



Het antwoord ligt veel dichter bij huis dan ik gedacht had. Bekijk en doorgrond een dag in je eigen leven en besef dat de toekomst allang op je eigen deurmat ligt. A day in a lifetime. Wakker gemaakt worden door een dochter die met haar mobieltje jouw hoofd van konijnenoren voorziet (augmented reality). Je eigen mobiel actief maken via gezichtsherkenning (gesture recognition). Aan Siri vragen wat voor weer het vandaag in jouw woonplaats wordt (chatbot - speech recognition). In de krant lezen over de nieuwe corona-app (data mining en GPS- of bluetoothtracking). Even snel het banksaldo raadplegen om te constateren dat ik nog steeds geen geld heb voor de aanschaf van één bitcoin (blockchain – crypto currency).

In de auto op weg naar het werk de file ontlopen die TomTom signaleert (process mining). Op de radio hoor ik dat er een verband is gevonden tussen het Covid-19 virus en obesitas (big data). Kijk nou: de verlichting in je kantoor gaat al aan als je de voordeur nadert (Internet of Things). In Google afbeeldingen op zoek gaan naar een nieuwe bureaustoel (machine learning). Aan het eind van de dag met de stappenteller naar de supermarkt (sensor- of activity tracking). ‘s Avonds met de computer en de VR-bril op zoek naar een leuke vakantielocatie in Google Maps (virtual reality). Tussendoor opnieuw verliezen van de schaakcomputer (artificial intelligence). Hopen dat mijn anti-snurk slaapapp voor een rustige nacht zorgt (biometric technology).



Dat alles is weliswaar nog geen garantie op geluk, maar maakt het leven al een stukje gemakkelijker. En tenslotte kan ik een ieder aanraden: volg een privé stoomcursus Digitale Technologieën bij onze RPA-Nederland collega Twumi Weterings. Als hij vertrekt - na een dag vol informatie over alle aangrenzende digitale vergezichten rondom RPA - blijf je met een verbaasde glimlach achter. Hoe kan het dat de nulletjes en eentjes (qubits zijn zelfs een nul en een één tegelijkertijd) je alsnog te pakken hebben!

Auteur: Roelf van Til

Het verband tussen aapjes en RPA

aap in boom

Hoe je met een een geschikte applicatie-programmeerinterface (API) je doel veel sneller bereikt!



Op een dag viel de term API voor het eerst bij ons op de werkvloer. En op een gegeven moment was het API hier en API daar, alsof er voortdurend aapjes op je schouders sprongen. Dat klinkt wat cryptisch, wat was er aan de hand?

De woord viel voor het eerst te horen toen we het verzoek kregen om een eenmalig proces te robotiseren. Het ging om het - middels Google Maps - bepalen van afstanden tussen woonplaats en standplaats . De lijst bestond uit 3000 medewerkers en we wilden dit zo efficiënt mogelijk aanpakken.



Ons aanvankelijke plan

Normaal gesproken zouden we dat via het volgende stappenplan oplossen:

  1. Open Excel
  2. Selecteer tabel met woonplaats en adres en zet dit in een collectie in de robot
  3. Start internet Explorer en ga naar Google Maps Route
  4. Ga naar veld ”kies vertrekpunt“ en noteer het woonadres
  5. Ga naar veld ”kies bestemming“ en noteer de standplaats.
  6. Geef een Enter
  7. Lees alle  tekst die zichtbaar wordt en bepaal welke route de kortste is en voeg dit toe in Excel



Het proces is klaar. Maar hoeveel tijd ging dit kosten? Per medewerker zou de robot gemiddeld 10 seconden bezig zijn om deze handelingen uit te voeren en data te verkrijgen. Voor een lijst met 3000 medewerkers heeft de robot dus zo’n 8 uur nodig. En voor de ontwikkelaar kost het 5 uur bouwtijd. Dat moest toch sneller kunnen, dachten we.

OV reisadvies



Het efficiëntere traject via API

En toen was daar opeens het slimmere alternatief. Aangezien we in Google bezig waren, kwamen we er achter dat er een heel platform beschikbaar is, speciaal gericht op het uitvoeren van robotiseringsprocessen in de browseromgeving. Oftewel een applicatie-programmeerinterface (API). Na wat uitzoekwerk bleek dat de bouw snel te realiseren was middels een API/Webservice, die we handig in onze tool konden implementeren.

Een API genereert ‘data op de achtergond’ via een URL/Link, die beschikbaar wordt gesteld door Google. Dat gebeurt met bepaalde input parameters, in ons geval dus het Excel met input.

Dat gaf een veel beter resultaat. De lijst met 3000 medewerkers had nu een verwerkingstijd van in totaal 15 minuten. En de bouwtijd bleef beperkt tot 1 uur.

Conclusie

Als bedrijf ben je toch op zoek naar snelle manieren om processen te robotiseren, in ons geval het liefst via een internt platform dat met interne systemen communiceert. We zijn daarin geslaagd: de eerste interne SAP-based API hebben we inmiddels binnen, getest en werkend! Dit was voor ons een positieve ervaring en zeker niet de laatste API, die we gaan gebruiken.

Wat is RPA?




Een nieuwe tool voor IT nerds of een tool voor iedereen?



Robotic Process Automation klinkt “high tech” en ingewikkeld. Iets waar je anderen voor nodig hebt en niet zelf kunt. Maar is dat ook zo?

Robotic Process Automation wordt ook wel “front end” automatisering genoemd, en simuleert alle handelingen die een medewerker van achter zijn PC uitvoert door middel van software. Dus alle keyboard aanslagen en muis kliks. Daardoor kan de software interne en extra data verzamelen, data bewerken en dat in andere data bases opslaan of in dashboards presenteren. Ook kan hij op basis van rationale criteria zelf besluiten nemen.



Hoe werkt RPA?

Een proces is een reeks van activiteiten met een input en een output. RPA heeft voor elke activiteit een lego blokje gemaakt dat je in een werkblad/ bouwplaat kunt slepen (drag and drop). Een voorbeeld van een proces met 5 activiteiten:

1. Open internet > 2. Surf naar website > 3. Verzamel data > 4. Zet data in excel > 5. Verstuur data per e-mail naar mijn collega

Onder elk lego blokje zit een stuk software die er voor zorgt dat de activiteit goed wordt uitgevoerd. Daarbij wordt gebruik gemaakt van algemene gestandaardiseerde programmeertalen zoals Python en C++. Indien je al kunt programmeren in deze talen is dat een plus.

Wie zou dit niet kunnen?

De grootste uitdaging zit in het kennen en vinden van alle activiteiten die in een 'standaard bibliotheek' worden aangeleverd, en het specificeren van de data die je zoekt. Een eenvoudige robot bouwen in een uur kan iedereen. Echter om bedrijfsprocessen te programmeren kost meer tijd. Hier geldt ook hoe meer ervaring en routine je krijgt hoe meer en beter je kunt 'programmeren'. Om een volledig bedrijfsproces goed te kunnen programmeren moet je denken aan een leer periode van drie maanden met bijna dagelijks programmeren. Affiniteit met programmeren is daarbij het belangrijkste criterium.