Skip to content

Tag: Praktijk

Posted
februari 27, 2021
Category
Automatisering, Ervaringen, MKB, RPA Leverancier
Tags
, , , , ,

RPA, ook voor het MKB?

rpa en mkb

RPA wordt ook voor het MKB een toegankelijke technologie



RPA (Robotic Process Automation) heeft sinds een aantal jaren haar intrede gedaan binnen het bedrijfsleven. Van de financiële marktleiders waar het allemaal begon tot de grote Nederlandse retailers, RPA wordt tot op heden bij een breed scala aan industrieën succesvol toegepast om bedrijfsprocessen te optimaliseren, doorlooptijden te verkorten en het welzijn van werknemers te bevorderen. Er lijkt echter een barrière te zijn als het gaat om de introductie van RPA binnen het (grote) MKB. Ondanks de voordelen zijn er nog relatief weinig bedrijven die deze innovatieve technologie hebben omarmd. Hoe komt dit eigenlijk en wat zijn de onderliggende factoren? Wat is de markt momenteel aan het doen om deze situatie te verhelpen?

Bestaande barrières

Kennis & kunde
RPA oogt op het eerste gezicht redelijk complex. Dit was in de beginfase ook zeker het geval.
Met dank aan een sterke vereenvoudiging van de ‘tooling’ (zoals de ‘drag-en-drop’-tooling van UiPath) en steeds betere kennis van de markt, zijn er tegenwoordig talloze ervaren ontwikkelaars en vormen van implementatie beschikbaar.

Dit neemt echter niet weg dat veel MKB-organisaties moeite hebben met het aantrekken van voldoende kennis en kunde om de technologie succesvol te implementeren. Dit heeft met meerdere factoren te maken. Zo is het opstarten van het RPA-traject zelf niet eenvoudig en vraagt het vaak om een RPA-expert. Het aantal experts binnen de markt is schaars en is vaak bezet door opdrachten bij de grote spelers. IT-talent in zijn algemeenheid is natuurlijk schaars, waardoor werkgevers niet altijd het risico durven nemen huidige en gespecialiseerde werknemers te ‘belasten’ met nieuwe tooling. Tel daarbij op dat er onzekerheid heerst rondom hoelang deze nieuwe technologie relevant blijft voor de onderneming.

Schaal & prijs
Een grote financiële instelling kent veel processen die met regelmaat worden uitgevoerd onder begeleiding van meerdere medewerkers. Een voorbeeld hiervan is het proces van hypotheek aanvragen. Bij het MKB ligt dit vaak anders, omdat zij zich bezighouden met relatief minder processen met een kleinere groep medewerkers. Dit maakt dat de gemiddelde terugverdientijd van een RPA-oplossing ligt tussen de 12 en 6 maanden, terwijl dit voor de grotere spelers vaak ligt rond de 6 maanden.

Daarbij komt dat het automatiseringspotentieel vaak snel bereikt is. Waar grote multinationals makkelijk zoet zijn met RPA-trajecten van 2-3 jaar, opvolgend door beheers- en onderhoudsfases, zijn MKB-trajecten van kleinere schaal. Een kleiner aantal processen die minder beheer en onderhoud vereisen. Het vrijmaken, aanwerven, opleiden en behouden van gespecialiseerde medewerkers ten behoeve van RPA is vaak geen voor de hand liggende keuze.

Tenslotte is RPA vaak niet goedkoop en komt de investering rondom het inhuren van expertise en ontwikkelingstrajecten daar nog bij. Er is daarnaast niet altijd budget voor het opzetten van de infrastructuur en inkopen van bijbehorende licenties. Dit in combinatie met een relatief lange terugverdientijd, maakt menig MKB-leider sceptisch m.b.t. het implementeren van RPA.

Bestaande oplossingen

Voor de bestaande barrières zijn gelukkig oplossingen. De meerwaarde van RPA is onmiskenbaar en de markt flexibel en in exponentiële groei. Zoals bij iedere oplossing, zijn er altijd voordelen en nadelen. Het is dan ook verstandig dat MKB-leiders nauwkeurig bekijken welke van deze oplossingen het meest geschikt zijn voor de onderneming. Laten we de oplossingen eens één voor één onder de loep nemen.

1. Robotics as a Service
Robotics as a Service (RaaS), is het neefje van de meer bekende SaaS (Software as a Service) en IaaS (Infrastructure as a Service). De ontwikkeling, het onderhoud en het beheer van de automatisering worden uitgevoerd door een derde partij. Hierdoor worden de kosten sterk gedrukt en wordt het vraagstuk rondom het vrijmaken en/of aanwerven van expert- en ontwikkelings-capaciteit opgelost. RaaS is echter niet alleen relevant voor het MKB. Steeds meer grote spelers kiezen er bewust voor hun RPA-ontwikkeling en onderhoud te outsourcen naar een derde partij, bijvoorbeeld in landen met lagere loonkosten en een hogere beschikbaarheid van technische profielen. Deze optie kan natuurlijk ook interessant zijn voor het meer avontuurlijke MKB. Hierbij de voor- en nadelen op een rijtje:

+ Zeer makkelijk instappen
+ Kosten worden gespreid over de tijd
+ Kosten worden sterk gedrukt door schaalvoordelen
+ Geen nood aan interne capaciteit
+ Flexibiliteit in ontwikkeling en onderhoud

- Duurder op grotere schaal
- Cultuurverschillen (door internationale aanpak)

2. No cure, no pay
Steeds meer RPA-implementatiepartijen, met name de RaaS aanbieders, werken met het ‘No Cure, No Pay’ model. Er zijn meerdere vormen van dit principe, maar in essentie komt het erop neer dat je pas betaald op het moment dat de automatisatie daadwerkelijk impact maakt. Denk bijvoorbeeld aan betalen bij oplevering, of gespreid betalen op basis van de performance van de automatisatie. Hierdoor worden de risico’s voor de afnemer gedekt en hebben leveranciers de mogelijkheid om te bewijzen wat zij waard zijn. Dit in combinatie met het RaaS-model maakt het voor sommige MKB-organisaties mogelijk om RPA startklaar te worden zonder enkele financiële investering.

+ Risico’s worden beperkt
+ Minimale financiële impact

- Risicopremie verwerkt in latere kosten

3. Quick and dirty
RPA wordt vaak geïmplementeerd met behulp van de meest bekende pakketten (e.g. UiPath, Automation Anywhere, BluePrism). De organisaties achter deze pakketten produceren veruit de meest geavanceerde tooling met bijbehorende prijskaartjes. Er zijn echter alternatieve tools op de markt die in essentie dezelfde functie vervullen (bots-bouwen) maar goedkoper zijn. In sommige gevallen zijn ze zelfs gratis!

Bij de meeste implementaties wordt gebruik gemaakt van centrale control rooms om bots aan te sturen, niet-persoonlijke accounts om een bot in onder te brengen of virtuele machines om bots op te laten draaien. Dit zijn stuk voor stuk zeer waardevolle randvoorwaarden die RPA een duurzame en betrouwbare bedrijfstechnologie maken, maar die niet altijd noodzakelijk zijn voor het succesvol implementeren van RPA op kleinere schaal. Door kritisch te kijken naar de implementatiewijze van RPA kunnen de kosten ervan sterk worden gedrukt.

+ Snel resultaat
+ Zo goedkoop als wenselijk
+ Goed als eerste implementatie-stap

- Niet duurzaam op midden tot lange termijn
- Lagere kwaliteit van automatisatie
- Minder functionaliteiten beschikbaar

4. Point-solutions
Eén van de grootste voordelen van RPA is het gemak en de snelheid waarmee sterk gepersonaliseerde automatisaties kunnen worden gerealiseerd. Helaas wordt er minder gesproken over het immense potentieel om de meer algemene en standaard processen duurzaam te optimaliseren, en vervolgens in te zetten voor meerdere bedrijven. We noemen dit ‘Point-solutions’. Hoewel het nog niet veel voorkomt binnen huidige RPA markten, zijn er steeds meer gevallen bekend van succesvolle RPA Point-solutions. Denk hierbij aan de automatisering van het verwerken van TOZ-aanvragen bij gemeentes in heel Nederland of de automatisering rondom Brexit binnen de logistieke industrie. De ‘standaard’ oplossingen zijn zeer in opkomst, industrie afhankelijk en kunnen van grote meerwaarde zijn voor het MKB dat aan de slag wil gaan met RPA.

+ Slechts een fractie van de kosten van een nieuwe automatisatie
+ Bijzonder snel en makkelijk te implementeren
+ Hoge betrouwbaarheid

- Beperkt beschikbaar
- Hoge standaardisatie vereist

Door het toepassen van bovenstaande alternatieve oplossingen wordt RPA ook voor het MKB een toegankelijk technologie en de meerwaarde ervan gedemocratiseerd.

Gastauteur: Arnaud Maes

Posted
september 25, 2020
Category
Automatisering, Ervaringen, RPA
Tags
, , , , ,

De opmars van RPA bij de overheid

samenwerkingkantoor

De overheid maakt steeds vaker gebruik van softwarerobots om tijdrovende handmatige taken te automatiseren. Met name gemeenten zien steeds vaker de voordelen van RPA. Jos Lindhout heeft bij de gemeente Woerden een succesvol RPA-traject opgezet, en momenteel is hij bij de gemeente Schiedam bezig om de processen efficiënter te laten lopen met automatisering. Rocking Robots sprak met hem over zijn visie op het nut van RPA bij de decentrale overheid.



Jos Lindhout heeft de afgelopen jaren als ICT-manager diverse projecten bij de gemeentelijke overheid geleid. Anderhalf jaar geleden zag hij dat robotic process automation (RPA) zich had ontwikkeld tot een volwassen technologie. “Aan de ene kant is er niet heel veel nieuws onder de zon. Maar aan de andere tijd heeft RPA wel een zekere mate van volwassenheid bereikt, zeker omdat de technologie steeds dichter bij AI komt. En tot voor kort bestonden er nog niet heel veel goede en laagdrempelige oplossingen voor RPA.”



Enthousiast

Hij is daar zo enthousiast over geworden dat hij vervolgens zelf ook RPA in praktijk is gaan brengen bij de decentrale overheid. Zijn eerste project heeft hij ondertussen afgerond bij de gemeente Woerden. “De gemeente Woerden bezat al, net zoals veel andere gemeenten, een redelijke mate van automatisering. Alleen bestond die uit diverse oplossingen, met onderling allerlei complexe koppelingen. Die vroegen veel menskracht, voor repeterende handelingen om gegevens vaak via knippen en plakken van de ene naar de andere applicatie te krijgen.”

“Bij de meeste gemeentes zijn de basisprocessen dus allemaal wel geautomatiseerd, maar niet geïntegreerd. Terwijl je dat uiteindelijk wel zou willen. RPA is uitermate geschikt voor het automatiseren van de standaard handelingen die vaak voorkomen. Bovendien is het dermate slim geworden dat je er ook slimmere dingen mee kunt doen. Het is meer dan alleen een script.”



Uitstroom

Het invoeren van RPA bij de gemeente Woerden gebeurde met een innovatiebudget dat tot doel had om werkzaamheden slimmer te organiseren. Maar daar moest dan wel een kostenbesparing tegenover staan. Die werd gevonden bij de medewerkers die handmatig repeterende taken uitvoerden, èn vlak voor hun pensioen zaten. “Er komt een grote uitstroom van medewerkers aan. Die kunnen we met RPA opvangen. We hebben de robots dan ook ingezet op de veel voorkomende handelingen die werden uitgevoerd door mensen die op korte termijn met pensioen gingen.”

Zo waren in Woerden twee medewerkers bijna fulltime bezig om binnenkomende facturen te beoordelen op basis van een aantal criteria. Die werden verzameld in één mailbox om daarna volgens bepaalde standaarden in PDF aangeleverd te worden. De medewerkers zaten dat handmatig mail voor mail aan te passen, voor ongeveer 20.000 berichten per jaar. Een dergelijke eenvoudige controle kan uitstekend worden gedaan door een robot. Hij ging daarvoor in zee met MvR & Partners, reseller van UiPath.



In twee dagen

“Vervolgens hebben we in twee dagen een robot gebouwd, samen met de medewerkers die de repeterende handelingen uitvoerden. Zij vonden het leuk om te doen.” Dat laatste is volgens hem essentieel bij dergelijke projecten, er zijn ambassadeurs nodig. “’De organisatie’ vindt het vaak toch een beetje eng, en zit er misschien niet op te wachten. Er speelt ook een psychologische factor mee, een paradox van de klassieke automatisering, namelijk het idee dat het eigen primaire proces zo ingewikkeld is dat kan niet geautomatiseerd kan worden.”

En., zo zegt hij ook hier speelt nog wel de onderliggende angst om vervangen te worden door robots. “Maar dat hoeft helemaal niet erg te zijn. Waarom zou je werk blijven doen dat saai en repeterend is? Ook daar zit een belangrijk psychologisch aspect aan, en ook daar heb je dus binnen je organisatie iemand nodig met voldoende daadkracht om dat aan te zwengelen.”



Pizza-sessie

Hij heeft dus veel energie gestoken in het meekrijgen van de mensen in de organisatie, en niet alleen de IT-ers. “Bijvoorbeeld met een pizza-sessie voor vier of vijf mensen waarbij je gewoon in twee uur leert hoe je een robotje maakt. Met die mensen ben ik iedere woensdag op basis van processen in de organisatie robotjes bouwen. Wanneer je de resultaten daarvan vervolgens aan het management laat zien is het balletje in de organisatie gaan rollen.” Hij adviseert dan ook klein te beginnen met RPA, daarna gaat het vliegwiel wel draaien. Omdat ik nu bij de gemeente Schiedam zit weet ik niet waar Woerden nu staat, maar ik denk dat ze ondertussen wel dertig of veertig robots hebben.”



Management

Om het management mee te krijgen zijn volgens hem praktijkvoorbeelden belangrijk. “Dan worden ze enthousiast. Want je zal het toch de organisatie in moeten masseren. Het gaat niet vanzelf. En bij de overheid zie ik soms ook een soort beschermingsdrang die je moet doorbreken.

Ook bij Schiedam is Lindhout nu begonnen met de invoering van RPA. “Dat staat nog aan het begin. We hebben informatiesessies gehouden en een aantal pilotprocessen gedefinieerd, en nu zijn we de techniek aan het optuigen. Dat is wel belangrijk want we hebben in Schiedam legacy die eerst zowel technisch organisatorisch op het juiste niveau moet komen. Kortom, we zorgen dat eerst de basis op orde is,, daarna volgt het invoeren van RPA.”



Data

Hij is nog steeds enthousiast over RPA. “Ik vind het een inspirerende en stimulerende technologie. Het is volwassen genoeg, je kan snel aan de slag, je kan heel snel resultaten boeken. Ik zie het als een evolutionaire ontwikkeling, waarbij RPA in de toekomst steeds meer AI-achtige elementen zal gaan bevatten. Maar dat AI-aspect staat bij de overheid in ieder geval nog wel in de kinderschoenen. Want je moet veel informatie hebben, en veel data gebruiken om AI echt toepasbaar te maken. Op dat kennisniveau zit de lokale overheid nog niet. We hebben onze data nog niet zo gestructureerd dat je daarmee een goede AI engine kunt vullen.”

“Maar de ontwikkeling van RPA als technologie gaat zonder meer in de richting van AI.” En over het invoeren van RPA: “Ga het vooral doen. Begin klein. Met een investering van een paar duizend euro heb je je eerste robot draaien. Vanuit die situatie kun je door ontwikkelen. Want je hebt een organisatie te overtuigen, en door het te laten zien kun je de mensen meenemen.”

Auteur: Marco van der Hoeven

Origineel artikel: RockingRobots

Posted
november 13, 2019
Category
Ervaringen, Privacy, RPA
Tags
, , , , , ,

RPA en Privacy Wetgeving

Privacy man with hat



Laat robots boeven vangen en hun eigen sporen uitwissen!



Toen in mei 2018 in de hele Europese Unie de privacy wetgeving van kracht ging, zal dat op menig kantoorvloer tot gezucht hebben geleid. Talloze bestanden mogen immers niet meer worden opgeslagen en bewaard, omdat ze persoonsgegevens bevatten. De AVG beschermt burgers tegen de groeiende datahonger van het bedrijfsleven en de overheid.

Overheidsorganisaties, verzekeringsmaatschappijen, pensioenfondsen, en talloze ondernemingen gingen aan de slag met handmatige procedures om alsnog te voldoen aan de richtlijnen. BSN-nummers, geboortedata en andere identificatie gegevens moesten verwijderd of geanonimiseerd worden. Monnikenarbeid, hetgeen bij administratieve medewerkers tot grote frustraties leidde.



Gelukkig hebben ambtenaren en ondernemers inmiddels hun weg naar RPA gevonden, en zijn sofware robots bezig met het aanpassen en anonimiseren van een enorme bulk aan documenten. Je zou zeggen: eind goed al goed, laat de robots hun werk maar doen! Toch kan RPA mogelijk nog veel meer betekenen op dit gebied.

Er is namelijk als direct gevolg van de strikte privacy wetgeving sprake van een nieuw maatschappelijk probleem. Crime fighters, fraudebestrijders, maar ook zorgverleners hebben ermee te maken. Overheidsinstanties en bedrijfsleven mogen databestanden niet meer met elkaar en onderling delen, vanwege de AVG. Bovendien dienen bij elk nieuw onderzoek eerst de privacyrisico’s in kaart te worden gebracht. Dit leidt tot grote vertraging in de afwikkeling van politionele en justitiële dossiers, en het amputeert de slagkracht van deze instanties. De enige sector die hiervan profiteert is het boevengilde.

RPA kan ook hier mogelijk redding bieden. Als we met zijn allen de wetgeving zodanig zouden aanpassen, dat de handelingen van softbots niet langer automatisch gezien worden als menselijke handelingen, dan biedt dat wellicht een opening. Geef sofware robots een speciale status, en de privileges om data wél in te zien en te koppelen, waardoor cruciale matches kunnen worden gemaakt en zaken kunnen worden opgelost.

Maar is dat niet naïef? Mensen hebben en houden de regie over robots, en kunnen dan alsnog misbruik maken van de verzamelde datacollecties, toch? Nee, niet als we de codes zo aanpassen, dat robots hun eigen sporen ook weer wissen! Als softbots na elke search de opdracht krijgen om de ‘gevoelige’ informatie en koppelingen direct weer onzichtbaar te maken, vervalt m.i. het risico van gegevensmisbruik.



Als we RPA kunnen inzetten om databestanden te bewerken en anonimiseren, waarom dan niet dezelfde rekenkracht gebruiken om gerichte zoekopdrachten uit te voeren? Daarmee lossen we een verlammend maatschappelijk probleem op. Misschien kunnen ICT’ers en juristen hier eens naar kijken!

Auteur: Roelf van Til

Posted
augustus 23, 2019
Category
Ervaringen, Zorgverlening
Tags
, , , , , ,

RPA vermindert administratielast in zorg

zorg_B

‘Digitale werknemers’ kunnen de administratielast verminderen en maken zorgverleners weer zorgverlener


Zorgverleners zijn gemiddeld 40% van hun werktijd kwijt aan administratie en krijgen hierdoor niet de kans om de beste zorg te bieden aan patiënten. Hoewel een deel van deze administratie geschrapt kan worden, draagt een groot deel daarentegen bij aan de verbetering en het inzichtelijk maken van de zorg. Nieuwe oplossingen en meer personele ondersteuning zijn nodig voor het optimaliseren van ICT en het EPD. Toch komt deze ICT-revolutie in de zorg maar traag op gang. De zorgsector is nadrukkelijk op zoek naar innovaties op het gebied van administratie die besparingen opleveren en de effectiviteit vergroten.

Personeelstekort

Het personeelstekort in de zorg groeit aanzienlijk waardoor de kwaliteit van de patiëntenzorg in onder andere ziekenhuizen, de ouderenzorg en de thuiszorg in gevaar is. Zorgprofessionals ervaren door dit probleem een hoge werkdruk en hebben vaak last van burn-out klachten. Het Ministerie van VWS doet er alles aan om dit ernstige tekort terug te dringen. Vooralsnog blijken de plannen niet te werken. Zorgverleners hebben de ruimte nodig om de beste zorg te bieden aan patiënten.

Zorgkosten 

Administratie brengt een hoge kostenpost met zich mee door de vele uren die zorgprofessionals kwijt zijn aan administratieve taken. In Nederland werd in 2011 gemiddeld 20% van de totale ziekenhuiskosten uitgegeven aan administratieve kosten, hetgeen neerkwam op ruim € 4,5 miljard. In 2018 hebben de totale zorguitgaven in brede zin voor het eerst € 100 miljard bereikt. Aannemend dat het kostenpercentage aan administratie in de verschillende zorgsectoren vergelijkbaar is, zou dit betekenen dat het afgelopen jaar € 20 miljard werd uitgegeven aan administratie in de zorg.

Verminderen van administratielast

In een enquête die werd uitgevoerd onder medisch specialisten en specialisten in opleiding gaf 94% van de ondervraagden aan dat de forse administratielast het werkplezier vermindert. Daarnaast gaf 75% aan dat de huidige ICT-systemen onvoldoende ondersteuning bieden bij de administratieve taken en gaf 70% aan dat gegevens vaak dubbel moeten worden ingevoerd. Aangezien een groot deel van de tijd op de werkvloer verloren gaat aan administratie, is ondersteuning in het ontlasten van deze administratieve taken hard nodig. De mogelijke oplossingen die werden aangedragen in de enquête waren: optimalisatie van ICT en het EPD, meer (personele) ondersteuning bij administratieve handelingen en vermindering van specifieke administratieve handelingen.

De afgelopen jaren is er veel aandacht geweest voor deze administratielast. Het Ministerie van VWS en Welzijn en Sport (VWS) willen de regeldruk voor zorgprofessionals en patiënten en cliënten verminderen met het programma ‘(Ont)Regel de Zorg’. Deze beweging vindt dat zorg leveren én ontvangen zonder onnodige regels of formulieren moet zijn.

 Digitalisering de oplossing: RPA en AI

Veel administratieve taken zijn repetitief en zijn gebaseerd op regels. Denk aan kwaliteitsregistratie, poliklinische orders, trial monitoring en verwijsgegevens van patiënten invoeren in het EPD. Het zijn precies deze taken die geautomatiseerd kunnen worden met RPA (Robotic Process Automation). Middels implementatie van deze software robots kunnen de administratieve taken niet alleen uit handen genomen worden, deze kunnen ook nog eens met extreme snelheid en nauwkeurigheid worden uitgevoerd. Bij ingewikkeldere processen zoals interpretatie van ongestructureerde medische teksten kunnen de robots worden uitgebreid met AI (Artificial Intelligence). Deze ‘slimme’ robot analyseert de data, beoordeelt de processen en bedenkt wat er mee moet gebeuren.

De zorg is door de implementatie van RPA en AI een digitale werknemer rijker. Zorgverleners kunnen zich weer focussen op waar zij het beste in zijn: zorg bieden aan patiënten.

RPA en AI in de praktijk

1. Presentatie van patiënt op de Spoedeisende Hulp

Een patiënt wordt bij de Spoedeisende Hulp binnengebracht met een verdenking op een hartinfarct. De cardioloog beoordeelt dat er met spoed een hartkatheterisatie moet plaatsvinden. In deze acute setting is de cardioloog tevens verantwoordelijk voor het invoeren van de verwijsgegevens in het elektronisch patiëntendossier en moet er een DOT/DBC-traject aangemaakt worden.

Door deze acute setting worden de bijbehorende administratieve taken vaak pas later uitgevoerd. De verwijsgegevens worden gescand en belanden vervolgens in een verzamelbak met gescande gegevens in het EPD. Belangrijke patiëntgegevens kunnen zo vergeten worden of verloren gaat.

Een ‘digitale werknemer’ automatiseert al deze administratieve taken. Zodra er een verwijsbericht binnenkomt, neemt het dit werk uit handen. Vanaf de (gescande) brief neemt het de patiëntgegevens over in de decursus van de patiënt. Daarnaast begrijpt de digitale werknemer op basis van de beschikbare informatie welk DOT/DBC-traject het moet aanmaken en voert dit vervolgens – volledig automatisch – uit.

2. Registratie van kwaliteitsindicatoren

Nadat uw patiënt succesvol een dotterbehandeling heeft ondergaan zullen alle klinische gegevens en de behandeling moeten worden geregistreerd bij de Nederlandse Hartregistratie.  Een deel van deze gegevens kan de organisatie mogelijk al direct uit het EPD onttrekken. Dit moet eerst worden aangevraagd bij de centrale business intelligence unit.

Deze dataset is echter incompleet doordat een groot gedeelte van de data als vrije tekst staat of als gescand PDF in het EPD staat. Zorgverleners voeren uiteindelijk weer de taak uit om alle gegevens terug te zoeken, te interpreteren en de data aan te vullen.  Het uiteindelijke doel is dat zij deze data in het juiste format aanleveren bij de Nederlandse Hartregistratie.

De ‘digitale werknemer’ neemt het werk weer over en vraagt volledig geautomatiseerd de dataset op per email bij uw business intelligence unit. Zodra deze email wordt beantwoord, controleert de software of de bijgevoegde dataset compleet is en zoekt het geheel zelfstandig data op in de vrije tekst of in gescande Pdf-bestanden in het EPD.  Behoefte aan een tussentijdse melding zodra de digitale werknemers toegang wil krijgen tot het EPD? Wilt u tussentijds een melding krijgen dat de digitale werknemer toegang wil krijgen tot het EPD dan kan hiervoor een notificatie naar u worden gestuurd. De digitale werknemer stuurt na uw akkoord de data in het juiste format naar de Nederlandse Hartregistratie.

3. Wetenschappelijk onderzoek

U doet onderzoek naar de behandeling van darmkanker van patiënten die tussen 2010 en 2018 zijn behandeld voor darmkanker in een desbetreffend ziekenhuis. Om inzicht te krijgen in het succes van de huidige behandelmethode is een retrospectief onderzoek nodig.

Hiervoor zijn de basis-, klinische- en behandelgegevens en de behandeluitkomsten nodig uit het EPD. Zonder automatisering zijn arts-onderzoekers een aantal weken bezig om al deze data van meer dan duizend behandelde patiënten uit het ziekenhuis te verzamelen. Andere ziekenhuizen kunnen worden gevraagd om deel te nemen aan het onderzoek om de dataset te vergroten.

De digitale werknemer kan dit werk geheel overnemen. Daarnaast kan het ook snel worden ingezet in de andere deelnemende ziekenhuizen. Als arts-onderzoeker is er op deze manier weer tijd voor waarde toevoegende activiteiten en zijn de gegevens binnen de kortste tijd weer beschikbaar.

4. Monitoring bij prospectief onderzoek

 Voor klinische trials is monitoring verplicht. De gecertificeerde monitor in ziekenhuizen controleert de data steekproefsgewijs die vanuit het EPD is ingevoerd in de onderzoek database. Daarnaast controleert de monitor de informed consent formulieren en andere administratieve gegevens. Het controleren van de ingevoerde data van één patiënt kost al veel tijd waardoor er tijdens de monitorvisite maar ruimte is voor het controleren van de data van drie patiënten. Er moet daarnaast namelijk ook nog de dagelijkse fysieke administratie worden gecontroleerd.

De digitale werknemer controleert niet de ingevoerde data van maar drie patiënten, maar van alle patiënten. In de tussentijd heeft de monitor de ruimte om alle fysieke administratie (zoals de informed consent formulieren) door te nemen. Enige tijd later ontvangt de monitor van de digitale werknemer een rapport met alle missende of verkeerde gegevens in de ingevoerde data die nog moeten worden gecontroleerd. Door dataverzameling en monitoring bij prospectief onderzoek te automatiseren worden fouten en inconsistenties voorkomen.

‘Digitale werknemers’ kunnen de administratielast verminderen en maken zorgverleners weer zorgverlener

PARSH powered by Ciphix