Skip to content

Welke RPA-softwareleverancier moet ik kiezen?

De eerste zet!

 


Het kiezen van een RPA-softwareleverancier doe je meestal maar een keer, hiermee verbind je je voor langere tijd aan een platform. Daarom is het belangrijk dat je de juiste keuze maakt. Maar hoe doe je dat?

Ben je lui aangelegd en wil je snel klaar zijn, dan vraag je gewoon een marktrapport op (bekende RPA-rapporten zijn bijvoorbeeld van Gartner en Everest). Kijk in de samenvatting en kies een van de marktleiders van dit moment.

Wil je een betere en meer onderbouwde keuze maken, stel jezelf dan de volgende vragen:

Wat zijn de belangrijkste IT systemen/ databases die binnen je bedrijf worden gebruikt? Wat voor oplossingen en mogelijkheden bieden de verschillende RPA leveranciers hiervoor?

Wat zijn de vaardigheden en kennis binnen het bedrijf om RPA-activiteiten zelf op te pakken? De zelfstudie mogelijkheden en de complexiteit van het programmeren van de RPA software kunnen per leverancier verschillen.

Waar en hoe wil men het  RPA Centre of Excellence (COE) binnen de organisatie opbouwen? Wil men dit center opbouwen binnen IT, Operations  of binnen een Shared Service Centre. Welke resources zijn daar aanwezig?

De markt voor RPA-softwareleveranciers is zeer concurrerend. Dit heeft als voordeel dat nieuwe ontwikkelingen bij een leverancier direct worden gekopieerd door de concurrentie en dat de prijzen voor licenties elkaar niet significant ontlopen. Daarom is het voordeel om later van leverancier te veranderen beperkt. Ik zou adviseren om de RPA leveranciers keuze te maken alvorens je met een POC begint. Want zodra de POC succesvol is afgerond, is het vaak moeilijk om voor een andere RPA-software leverancier te kiezen.


Mijn ervaring is verder dat niet alle adviesbureaus de voor jou beste RPA-softwareleverancier adviseren. Zij hebben namelijk hun eigen doelstellingen en zijn terecht niet verantwoordelijk voor jouw bedrijfsresultaat. Hun advies zal afhangen van de kennis van de consultants die ze op dat moment op de bank hebben zitten, en van eventuele commissies die ze krijgen toebedeeld. Maak daarom altijd de keuze op basis van je eigen overtuiging.

Moet ik nog een Proof of Concept (POC) doen voor RPA?

Uit de startblokken!

 


Voor het toepassen van nieuwe technologie is het gebruikelijk dat je een Proof of Concept (of pilot) doet. RPA wordt echter inmiddels al succesvol toegepast in een groot aantal bedrijven. Moet ik dan nog steeds tijd en geld investeren in een POC?

 

Ja, dit blijft nuttig om te doen. Niet zo zeer met als doelstelling om aan te tonen dat het werkt, want dat is reeds aangetoond. Echter er zijn een aantal andere redenen om dit te doen. De drie belangrijkste zijn:

Door een POC uit te voeren creëer je draagvlak binnen de organisatie voor het implementeren van deze nieuwe technologie. In feite is het toepassen van RPA ook een cultuurverandering waar elke organisatie anders op reageert, en tijd voor nodig heeft om deze te accepteren. Hier bestaan geen kant en klare oplossingen voor. Door de POC kunnen medewerkers en management wennen aan deze nieuwe technologie en hun eigen visie daarop ontwikkelen.

Daarnaast levert de POC een schat aan informatie op omtrent de weerstanden en problemen die op korte termijn moeten worden opgelost alvorens RPA daadwerkelijk in productie kan worden gebracht. Deze informatie is essentieel om een plan van aanpak te kunnen schrijven om RPA binnen de organisatie succesvol te implementeren.

Een derde reden is dat het implementeren van RPA behoorlijke investeringen vraagt op het gebied van geld en andere resources. Deze investeringen moeten gerechtvaardigd worden en in een bedrijfsplan worden opgenomen.  Een POC geeft vaak een eerste indicatie voor zowel de kosten als de potentiele opbrengsten van RPA.


Indien de organisatie na een POC nog niet bereid is om de noodzakelijke investeringen beschikbaar te stellen, zou ik adviseren om eerst een tweede POC, met een grotere impact,  uit te voeren. Dit is beter dan met een te beperkt budget een slechte start te maken en daardoor veel tijd te verliezen.