Skip to content

Waarom is de ‘P’ in RPA misleidend?

“… automation applied to an inefficient operation will magnify the inefficiency.” – Bill Gates



Ondanks vele succesvolle RPA implementaties, blijft het een uitdaging om de juiste manier te vinden een bedrijfsproces te optimaliseren. In de praktijk blijkt vaak dat een robot goed is in het automatiseren van (een groep van) ´activiteiten´ in plaats van een volledig proces. Het verschil hiertussen lijkt klein, maar heeft een behoorlijke impact.
Een activiteit is een stap die staat voor een bepaalde actie. Bijvoorbeeld het klikken van een inlog-knop op een scherm. Het proces is een serie van activiteiten met een duidelijke input en output, het stappenplan dat voorziet in het behalen van een doel.

Een voorbeeld uit de praktijk:

verschilProcesenTaak

Het volledige proces, hier het inloggen in een bepaald systeem, bevat alle losse activiteiten (e.g. Invoer, Verificatie etc.).

Omdat RPA veel gebruikt wordt bij procesoptimalisatie is het van belang dat het redesignen van het proces uitgevoerd wordt door iemand die alle taken van het proces duidelijk in kaart kan brengen. Kortom, in een optimaal scenario zou de RPA programmeur tevens de business specialist zijn. Men kan het proces beheren of andersom . Helaas blijkt dit vaak zoeken naar een schaap met 5 poten.



Het bovenstaande laat zien hoe belangrijk het is huidige processen te analyseren bij adoptatie van een nieuwe technologische tool. Bekijk het proces met de kijk van een LEAN -of business analist en bepaal voor elke stap in het proces hoe deze activiteit de meeste waarde toevoegt.
Door het proces stap voor stap te bekijken, kan RPA niet alleen bestaande stappen optimaliseren, maar ook nieuwe stappen toevoegen, die eerst niet mogelijk waren. Dit kan mede door de unieke aard van een robot, die extra data en waarde kan toevoegen aan een stap. Uiteindelijk kan het volledige stappenplan geoptimaliseerd worden wat zal leiden tot het behalen van het doel.

Auteur: Twumi Weterings

RPA vermindert administratielast in zorg

zorg_B

‘Digitale werknemers’ kunnen de administratielast verminderen en maken zorgverleners weer zorgverlener


Zorgverleners zijn gemiddeld 40% van hun werktijd kwijt aan administratie en krijgen hierdoor niet de kans om de beste zorg te bieden aan patiënten. Hoewel een deel van deze administratie geschrapt kan worden, draagt een groot deel daarentegen bij aan de verbetering en het inzichtelijk maken van de zorg. Nieuwe oplossingen en meer personele ondersteuning zijn nodig voor het optimaliseren van ICT en het EPD. Toch komt deze ICT-revolutie in de zorg maar traag op gang. De zorgsector is nadrukkelijk op zoek naar innovaties op het gebied van administratie die besparingen opleveren en de effectiviteit vergroten.

Personeelstekort

Het personeelstekort in de zorg groeit aanzienlijk waardoor de kwaliteit van de patiëntenzorg in onder andere ziekenhuizen, de ouderenzorg en de thuiszorg in gevaar is. Zorgprofessionals ervaren door dit probleem een hoge werkdruk en hebben vaak last van burn-out klachten. Het Ministerie van VWS doet er alles aan om dit ernstige tekort terug te dringen. Vooralsnog blijken de plannen niet te werken. Zorgverleners hebben de ruimte nodig om de beste zorg te bieden aan patiënten.

Zorgkosten 

Administratie brengt een hoge kostenpost met zich mee door de vele uren die zorgprofessionals kwijt zijn aan administratieve taken. In Nederland werd in 2011 gemiddeld 20% van de totale ziekenhuiskosten uitgegeven aan administratieve kosten, hetgeen neerkwam op ruim € 4,5 miljard. In 2018 hebben de totale zorguitgaven in brede zin voor het eerst € 100 miljard bereikt. Aannemend dat het kostenpercentage aan administratie in de verschillende zorgsectoren vergelijkbaar is, zou dit betekenen dat het afgelopen jaar € 20 miljard werd uitgegeven aan administratie in de zorg.

Verminderen van administratielast

In een enquête die werd uitgevoerd onder medisch specialisten en specialisten in opleiding gaf 94% van de ondervraagden aan dat de forse administratielast het werkplezier vermindert. Daarnaast gaf 75% aan dat de huidige ICT-systemen onvoldoende ondersteuning bieden bij de administratieve taken en gaf 70% aan dat gegevens vaak dubbel moeten worden ingevoerd. Aangezien een groot deel van de tijd op de werkvloer verloren gaat aan administratie, is ondersteuning in het ontlasten van deze administratieve taken hard nodig. De mogelijke oplossingen die werden aangedragen in de enquête waren: optimalisatie van ICT en het EPD, meer (personele) ondersteuning bij administratieve handelingen en vermindering van specifieke administratieve handelingen.

De afgelopen jaren is er veel aandacht geweest voor deze administratielast. Het Ministerie van VWS en Welzijn en Sport (VWS) willen de regeldruk voor zorgprofessionals en patiënten en cliënten verminderen met het programma ‘(Ont)Regel de Zorg’. Deze beweging vindt dat zorg leveren én ontvangen zonder onnodige regels of formulieren moet zijn.

 Digitalisering de oplossing: RPA en AI

Veel administratieve taken zijn repetitief en zijn gebaseerd op regels. Denk aan kwaliteitsregistratie, poliklinische orders, trial monitoring en verwijsgegevens van patiënten invoeren in het EPD. Het zijn precies deze taken die geautomatiseerd kunnen worden met RPA (Robotic Process Automation). Middels implementatie van deze software robots kunnen de administratieve taken niet alleen uit handen genomen worden, deze kunnen ook nog eens met extreme snelheid en nauwkeurigheid worden uitgevoerd. Bij ingewikkeldere processen zoals interpretatie van ongestructureerde medische teksten kunnen de robots worden uitgebreid met AI (Artificial Intelligence). Deze ‘slimme’ robot analyseert de data, beoordeelt de processen en bedenkt wat er mee moet gebeuren.

De zorg is door de implementatie van RPA en AI een digitale werknemer rijker. Zorgverleners kunnen zich weer focussen op waar zij het beste in zijn: zorg bieden aan patiënten.

RPA en AI in de praktijk

1. Presentatie van patiënt op de Spoedeisende Hulp

Een patiënt wordt bij de Spoedeisende Hulp binnengebracht met een verdenking op een hartinfarct. De cardioloog beoordeelt dat er met spoed een hartkatheterisatie moet plaatsvinden. In deze acute setting is de cardioloog tevens verantwoordelijk voor het invoeren van de verwijsgegevens in het elektronisch patiëntendossier en moet er een DOT/DBC-traject aangemaakt worden.

Door deze acute setting worden de bijbehorende administratieve taken vaak pas later uitgevoerd. De verwijsgegevens worden gescand en belanden vervolgens in een verzamelbak met gescande gegevens in het EPD. Belangrijke patiëntgegevens kunnen zo vergeten worden of verloren gaat.

Een ‘digitale werknemer’ automatiseert al deze administratieve taken. Zodra er een verwijsbericht binnenkomt, neemt het dit werk uit handen. Vanaf de (gescande) brief neemt het de patiëntgegevens over in de decursus van de patiënt. Daarnaast begrijpt de digitale werknemer op basis van de beschikbare informatie welk DOT/DBC-traject het moet aanmaken en voert dit vervolgens – volledig automatisch – uit.

2. Registratie van kwaliteitsindicatoren

Nadat uw patiënt succesvol een dotterbehandeling heeft ondergaan zullen alle klinische gegevens en de behandeling moeten worden geregistreerd bij de Nederlandse Hartregistratie.  Een deel van deze gegevens kan de organisatie mogelijk al direct uit het EPD onttrekken. Dit moet eerst worden aangevraagd bij de centrale business intelligence unit.

Deze dataset is echter incompleet doordat een groot gedeelte van de data als vrije tekst staat of als gescand PDF in het EPD staat. Zorgverleners voeren uiteindelijk weer de taak uit om alle gegevens terug te zoeken, te interpreteren en de data aan te vullen.  Het uiteindelijke doel is dat zij deze data in het juiste format aanleveren bij de Nederlandse Hartregistratie.

De ‘digitale werknemer’ neemt het werk weer over en vraagt volledig geautomatiseerd de dataset op per email bij uw business intelligence unit. Zodra deze email wordt beantwoord, controleert de software of de bijgevoegde dataset compleet is en zoekt het geheel zelfstandig data op in de vrije tekst of in gescande Pdf-bestanden in het EPD.  Behoefte aan een tussentijdse melding zodra de digitale werknemers toegang wil krijgen tot het EPD? Wilt u tussentijds een melding krijgen dat de digitale werknemer toegang wil krijgen tot het EPD dan kan hiervoor een notificatie naar u worden gestuurd. De digitale werknemer stuurt na uw akkoord de data in het juiste format naar de Nederlandse Hartregistratie.

3. Wetenschappelijk onderzoek

U doet onderzoek naar de behandeling van darmkanker van patiënten die tussen 2010 en 2018 zijn behandeld voor darmkanker in een desbetreffend ziekenhuis. Om inzicht te krijgen in het succes van de huidige behandelmethode is een retrospectief onderzoek nodig.

Hiervoor zijn de basis-, klinische- en behandelgegevens en de behandeluitkomsten nodig uit het EPD. Zonder automatisering zijn arts-onderzoekers een aantal weken bezig om al deze data van meer dan duizend behandelde patiënten uit het ziekenhuis te verzamelen. Andere ziekenhuizen kunnen worden gevraagd om deel te nemen aan het onderzoek om de dataset te vergroten.

De digitale werknemer kan dit werk geheel overnemen. Daarnaast kan het ook snel worden ingezet in de andere deelnemende ziekenhuizen. Als arts-onderzoeker is er op deze manier weer tijd voor waarde toevoegende activiteiten en zijn de gegevens binnen de kortste tijd weer beschikbaar.

4. Monitoring bij prospectief onderzoek

 Voor klinische trials is monitoring verplicht. De gecertificeerde monitor in ziekenhuizen controleert de data steekproefsgewijs die vanuit het EPD is ingevoerd in de onderzoek database. Daarnaast controleert de monitor de informed consent formulieren en andere administratieve gegevens. Het controleren van de ingevoerde data van één patiënt kost al veel tijd waardoor er tijdens de monitorvisite maar ruimte is voor het controleren van de data van drie patiënten. Er moet daarnaast namelijk ook nog de dagelijkse fysieke administratie worden gecontroleerd.

De digitale werknemer controleert niet de ingevoerde data van maar drie patiënten, maar van alle patiënten. In de tussentijd heeft de monitor de ruimte om alle fysieke administratie (zoals de informed consent formulieren) door te nemen. Enige tijd later ontvangt de monitor van de digitale werknemer een rapport met alle missende of verkeerde gegevens in de ingevoerde data die nog moeten worden gecontroleerd. Door dataverzameling en monitoring bij prospectief onderzoek te automatiseren worden fouten en inconsistenties voorkomen.

‘Digitale werknemers’ kunnen de administratielast verminderen en maken zorgverleners weer zorgverlener

PARSH powered by Ciphix

Welke RPA-softwareleverancier moet ik kiezen?

chess

De eerste zet!

 


Het kiezen van een RPA-softwareleverancier doe je meestal maar een keer, hiermee verbind je je voor langere tijd aan een platform. Daarom is het belangrijk dat je de juiste keuze maakt. Maar hoe doe je dat?

Ben je lui aangelegd en wil je snel klaar zijn, dan vraag je gewoon een marktrapport op (bekende RPA-rapporten zijn bijvoorbeeld van Gartner en Everest). Kijk in de samenvatting en kies een van de marktleiders van dit moment.

Wil je een betere en meer onderbouwde keuze maken, stel jezelf dan de volgende vragen:

Wat zijn de belangrijkste IT systemen/ databases die binnen je bedrijf worden gebruikt? Wat voor oplossingen en mogelijkheden bieden de verschillende RPA leveranciers hiervoor?

Wat zijn de vaardigheden en kennis binnen het bedrijf om RPA-activiteiten zelf op te pakken? De zelfstudie mogelijkheden en de complexiteit van het programmeren van de RPA software kunnen per leverancier verschillen.

Waar en hoe wil men het  RPA Centre of Excellence (COE) binnen de organisatie opbouwen? Wil men dit center opbouwen binnen IT, Operations  of binnen een Shared Service Centre. Welke resources zijn daar aanwezig?

De markt voor RPA-softwareleveranciers is zeer concurrerend. Dit heeft als voordeel dat nieuwe ontwikkelingen bij een leverancier direct worden gekopieerd door de concurrentie en dat de prijzen voor licenties elkaar niet significant ontlopen. Daarom is het voordeel om later van leverancier te veranderen beperkt. Ik zou adviseren om de RPA leveranciers keuze te maken alvorens je met een POC begint. Want zodra de POC succesvol is afgerond, is het vaak moeilijk om voor een andere RPA-software leverancier te kiezen.


Mijn ervaring is verder dat niet alle adviesbureaus de voor jou beste RPA-softwareleverancier adviseren. Zij hebben namelijk hun eigen doelstellingen en zijn terecht niet verantwoordelijk voor jouw bedrijfsresultaat. Hun advies zal afhangen van de kennis van de consultants die ze op dat moment op de bank hebben zitten, en van eventuele commissies die ze krijgen toebedeeld. Maak daarom altijd de keuze op basis van je eigen overtuiging.

Moet ik nog een Proof of Concept (POC) doen voor RPA?

pilot

Uit de startblokken!

 


Voor het toepassen van nieuwe technologie is het gebruikelijk dat je een Proof of Concept (of pilot) doet. RPA wordt echter inmiddels al succesvol toegepast in een groot aantal bedrijven. Moet ik dan nog steeds tijd en geld investeren in een POC?

 

Ja, dit blijft nuttig om te doen. Niet zo zeer met als doelstelling om aan te tonen dat het werkt, want dat is reeds aangetoond. Echter er zijn een aantal andere redenen om dit te doen. De drie belangrijkste zijn:

Door een POC uit te voeren creëer je draagvlak binnen de organisatie voor het implementeren van deze nieuwe technologie. In feite is het toepassen van RPA ook een cultuurverandering waar elke organisatie anders op reageert, en tijd voor nodig heeft om deze te accepteren. Hier bestaan geen kant en klare oplossingen voor. Door de POC kunnen medewerkers en management wennen aan deze nieuwe technologie en hun eigen visie daarop ontwikkelen.

Daarnaast levert de POC een schat aan informatie op omtrent de weerstanden en problemen die op korte termijn moeten worden opgelost alvorens RPA daadwerkelijk in productie kan worden gebracht. Deze informatie is essentieel om een plan van aanpak te kunnen schrijven om RPA binnen de organisatie succesvol te implementeren.

Een derde reden is dat het implementeren van RPA behoorlijke investeringen vraagt op het gebied van geld en andere resources. Deze investeringen moeten gerechtvaardigd worden en in een bedrijfsplan worden opgenomen.  Een POC geeft vaak een eerste indicatie voor zowel de kosten als de potentiele opbrengsten van RPA.


Indien de organisatie na een POC nog niet bereid is om de noodzakelijke investeringen beschikbaar te stellen, zou ik adviseren om eerst een tweede POC, met een grotere impact,  uit te voeren. Dit is beter dan met een te beperkt budget een slechte start te maken en daardoor veel tijd te verliezen.