Skip to content

RPA, ook voor het MKB?

rpa en mkb

RPA wordt ook voor het MKB een toegankelijke technologie



RPA (Robotic Process Automation) heeft sinds een aantal jaren haar intrede gedaan binnen het bedrijfsleven. Van de financiële marktleiders waar het allemaal begon tot de grote Nederlandse retailers, RPA wordt tot op heden bij een breed scala aan industrieën succesvol toegepast om bedrijfsprocessen te optimaliseren, doorlooptijden te verkorten en het welzijn van werknemers te bevorderen. Er lijkt echter een barrière te zijn als het gaat om de introductie van RPA binnen het (grote) MKB. Ondanks de voordelen zijn er nog relatief weinig bedrijven die deze innovatieve technologie hebben omarmd. Hoe komt dit eigenlijk en wat zijn de onderliggende factoren? Wat is de markt momenteel aan het doen om deze situatie te verhelpen?

Bestaande barrières

Kennis & kunde
RPA oogt op het eerste gezicht redelijk complex. Dit was in de beginfase ook zeker het geval.
Met dank aan een sterke vereenvoudiging van de ‘tooling’ (zoals de ‘drag-en-drop’-tooling van UiPath) en steeds betere kennis van de markt, zijn er tegenwoordig talloze ervaren ontwikkelaars en vormen van implementatie beschikbaar.

Dit neemt echter niet weg dat veel MKB-organisaties moeite hebben met het aantrekken van voldoende kennis en kunde om de technologie succesvol te implementeren. Dit heeft met meerdere factoren te maken. Zo is het opstarten van het RPA-traject zelf niet eenvoudig en vraagt het vaak om een RPA-expert. Het aantal experts binnen de markt is schaars en is vaak bezet door opdrachten bij de grote spelers. IT-talent in zijn algemeenheid is natuurlijk schaars, waardoor werkgevers niet altijd het risico durven nemen huidige en gespecialiseerde werknemers te ‘belasten’ met nieuwe tooling. Tel daarbij op dat er onzekerheid heerst rondom hoelang deze nieuwe technologie relevant blijft voor de onderneming.

Schaal & prijs
Een grote financiële instelling kent veel processen die met regelmaat worden uitgevoerd onder begeleiding van meerdere medewerkers. Een voorbeeld hiervan is het proces van hypotheek aanvragen. Bij het MKB ligt dit vaak anders, omdat zij zich bezighouden met relatief minder processen met een kleinere groep medewerkers. Dit maakt dat de gemiddelde terugverdientijd van een RPA-oplossing ligt tussen de 12 en 6 maanden, terwijl dit voor de grotere spelers vaak ligt rond de 6 maanden.

Daarbij komt dat het automatiseringspotentieel vaak snel bereikt is. Waar grote multinationals makkelijk zoet zijn met RPA-trajecten van 2-3 jaar, opvolgend door beheers- en onderhoudsfases, zijn MKB-trajecten van kleinere schaal. Een kleiner aantal processen die minder beheer en onderhoud vereisen. Het vrijmaken, aanwerven, opleiden en behouden van gespecialiseerde medewerkers ten behoeve van RPA is vaak geen voor de hand liggende keuze.

Tenslotte is RPA vaak niet goedkoop en komt de investering rondom het inhuren van expertise en ontwikkelingstrajecten daar nog bij. Er is daarnaast niet altijd budget voor het opzetten van de infrastructuur en inkopen van bijbehorende licenties. Dit in combinatie met een relatief lange terugverdientijd, maakt menig MKB-leider sceptisch m.b.t. het implementeren van RPA.

Bestaande oplossingen

Voor de bestaande barrières zijn gelukkig oplossingen. De meerwaarde van RPA is onmiskenbaar en de markt flexibel en in exponentiële groei. Zoals bij iedere oplossing, zijn er altijd voordelen en nadelen. Het is dan ook verstandig dat MKB-leiders nauwkeurig bekijken welke van deze oplossingen het meest geschikt zijn voor de onderneming. Laten we de oplossingen eens één voor één onder de loep nemen.

1. Robotics as a Service
Robotics as a Service (RaaS), is het neefje van de meer bekende SaaS (Software as a Service) en IaaS (Infrastructure as a Service). De ontwikkeling, het onderhoud en het beheer van de automatisering worden uitgevoerd door een derde partij. Hierdoor worden de kosten sterk gedrukt en wordt het vraagstuk rondom het vrijmaken en/of aanwerven van expert- en ontwikkelings-capaciteit opgelost. RaaS is echter niet alleen relevant voor het MKB. Steeds meer grote spelers kiezen er bewust voor hun RPA-ontwikkeling en onderhoud te outsourcen naar een derde partij, bijvoorbeeld in landen met lagere loonkosten en een hogere beschikbaarheid van technische profielen. Deze optie kan natuurlijk ook interessant zijn voor het meer avontuurlijke MKB. Hierbij de voor- en nadelen op een rijtje:

+ Zeer makkelijk instappen
+ Kosten worden gespreid over de tijd
+ Kosten worden sterk gedrukt door schaalvoordelen
+ Geen nood aan interne capaciteit
+ Flexibiliteit in ontwikkeling en onderhoud

- Duurder op grotere schaal
- Cultuurverschillen (door internationale aanpak)

2. No cure, no pay
Steeds meer RPA-implementatiepartijen, met name de RaaS aanbieders, werken met het ‘No Cure, No Pay’ model. Er zijn meerdere vormen van dit principe, maar in essentie komt het erop neer dat je pas betaald op het moment dat de automatisatie daadwerkelijk impact maakt. Denk bijvoorbeeld aan betalen bij oplevering, of gespreid betalen op basis van de performance van de automatisatie. Hierdoor worden de risico’s voor de afnemer gedekt en hebben leveranciers de mogelijkheid om te bewijzen wat zij waard zijn. Dit in combinatie met het RaaS-model maakt het voor sommige MKB-organisaties mogelijk om RPA startklaar te worden zonder enkele financiële investering.

+ Risico’s worden beperkt
+ Minimale financiële impact

- Risicopremie verwerkt in latere kosten

3. Quick and dirty
RPA wordt vaak geïmplementeerd met behulp van de meest bekende pakketten (e.g. UiPath, Automation Anywhere, BluePrism). De organisaties achter deze pakketten produceren veruit de meest geavanceerde tooling met bijbehorende prijskaartjes. Er zijn echter alternatieve tools op de markt die in essentie dezelfde functie vervullen (bots-bouwen) maar goedkoper zijn. In sommige gevallen zijn ze zelfs gratis!

Bij de meeste implementaties wordt gebruik gemaakt van centrale control rooms om bots aan te sturen, niet-persoonlijke accounts om een bot in onder te brengen of virtuele machines om bots op te laten draaien. Dit zijn stuk voor stuk zeer waardevolle randvoorwaarden die RPA een duurzame en betrouwbare bedrijfstechnologie maken, maar die niet altijd noodzakelijk zijn voor het succesvol implementeren van RPA op kleinere schaal. Door kritisch te kijken naar de implementatiewijze van RPA kunnen de kosten ervan sterk worden gedrukt.

+ Snel resultaat
+ Zo goedkoop als wenselijk
+ Goed als eerste implementatie-stap

- Niet duurzaam op midden tot lange termijn
- Lagere kwaliteit van automatisatie
- Minder functionaliteiten beschikbaar

4. Point-solutions
Eén van de grootste voordelen van RPA is het gemak en de snelheid waarmee sterk gepersonaliseerde automatisaties kunnen worden gerealiseerd. Helaas wordt er minder gesproken over het immense potentieel om de meer algemene en standaard processen duurzaam te optimaliseren, en vervolgens in te zetten voor meerdere bedrijven. We noemen dit ‘Point-solutions’. Hoewel het nog niet veel voorkomt binnen huidige RPA markten, zijn er steeds meer gevallen bekend van succesvolle RPA Point-solutions. Denk hierbij aan de automatisering van het verwerken van TOZ-aanvragen bij gemeentes in heel Nederland of de automatisering rondom Brexit binnen de logistieke industrie. De ‘standaard’ oplossingen zijn zeer in opkomst, industrie afhankelijk en kunnen van grote meerwaarde zijn voor het MKB dat aan de slag wil gaan met RPA.

+ Slechts een fractie van de kosten van een nieuwe automatisatie
+ Bijzonder snel en makkelijk te implementeren
+ Hoge betrouwbaarheid

- Beperkt beschikbaar
- Hoge standaardisatie vereist

Door het toepassen van bovenstaande alternatieve oplossingen wordt RPA ook voor het MKB een toegankelijk technologie en de meerwaarde ervan gedemocratiseerd.

Gastauteur: Arnaud Maes

Het combineren van RPA en process mining

marker on whiteboard

De juiste processen leren automatiseren met RPA en process mining



In de huidige ongekende situatie waarin de hele wereld worstelt met COVID-19, is het cruciaal softwarerobots te gebruiken om bedrijfsprocessen te automatiseren en tevens het serviceniveau te behouden. Door middel van RPA wordt een digitale workforce gecreeerd, die de wijze waarop bedrijven zaken doen razendsnel transformeert.

Hoewel veel bedrijven voor RPA kiezen, is het erg complex om deze nieuwe technologie te integreren met de structuur van een bedrijf. Elk bedrijf heeft zijn eigen operationele model om ICT-transformaties te implementeren. De RPA implementatie wordt net als een ICT implementatie verdeeld over meerdere fases die gedefinieerd kunnen worden als een RPA-lifecycle. Doorgaans implementeren bedrijven RPA door een POC uit te voeren om de geschiktheid ervan binnen hun IT landschap te controleren. Terwijl anderen RPA implementeren nadat hun processen door Business Process Management (BPM)-tools zijn gemodelleerd.



In beide gevallen begint de RPA-lifecycle met de beoordelingsfase waarin processen, die in hoge mate gestandaardiseerd zijn, op regels gebaseerd zijn en weinig uitzonderingen kennen geidentificeerd worden. Deze processen zijn potentieel goede kandidaten om te worden geautomatiseerd met RPA.

Process Mining(PM) kan echter worden gebruikt om deze taak voor u uit te voeren. De PM-software gebruikt event logs uit databases om een exacte weergave van het process in de praktijk weer te geven. Door inzicht in vertragingen, knelpunten en uitzonderingen vermindert de procesbeoordelingstijd die anders tijdrovend is.

Na voltooiing van de procesbeoordeling zijn de volgende fasen vergelijkbaar met elke andere softwareontwikkelingscyclus (Plan-Design-Develop-Test-Deploy). Dus in plaats van overweldigd te worden door RPA, laten we gebruik maken van Process Mining om de huidige bedrijfsprocessen te herontdekken en de inzichten te gebruiken om de juiste processen te automatiseren met RPA.

Zorgsector heeft baat bij software robotisering en kunstmatige intelligentie

white coat doctor tablet

"Ik denk dat er in de zorg een hele grote markt ligt voor RPA."

blue_line

Ben Eyck is arts-onderzoeker oncologische chirurgie in het Erasmus MC. Hij adviseert Ciphix over de mogelijkheden van RPA en AI in de gezondheidszorg. Ciphix, een snel groeiend jong bedrijf in het hart van Rotterdam, helpt bedrijven bij de implementatie van digitale technologieën.

Interview: Ben Eyck
Redactie: Twumi Weterings
Reportage en regie: Roelf van Til

First steps of RPA implementation

baby steps

Can we use RPA to identify probable RPA candidates?



With the current unprecedented situation in which the whole world is grappled with COVID-19; it is becoming imperative to make use of software robots to automate business processes if organizations want to maintain their service level. Increasingly, Robotic Process Automation (RPA) solutions are used to leverage the digital workforce and transform the way companies do business.

Though more companies come forward and embrace RPA, it is overwhelming to incorporate such change into the fabric of the company. Every company has its own operating model to implement ICT transformations. Similarly, RPA implementation is conducted over multiple phases which can be defined in a typical RPA lifecycle. Typically, companies adopt RPA by performing a POC to check its suitability within their system whereas some initiate RPA after having the Business Process Management (BPM) tools model their business processes.



In either case, the RPA lifecycle begins with the Process assessment phase wherein companies assess them to locate the potential standardized, rule-based, low-exception rate and high-volume activities to automate. This phase of process assessment helps companies to discover their processes and identify any anomalies. However, process mining(PM) technology can be used to perform this task for you. The PM software uses activities event logs produced by applications to generate a business process workflow with different possible variants of that process along with insights into delays and bottlenecks within the process. This drastically reduces the process assessment time which otherwise is time-consuming. Lastly, PM also determines potential observations for RPA. On completion of process assessment, the following phases are similar to any other software development cycle(Plan-Design-Develop-Test-Deploy) followed within the organization.

So rather than being overwhelmed with RPA, let’s make use of Process Mining to discover current business processes and use its insights to identify probable RPA candidates.

Hoe RPA de verwerking van een vloedgolf aan Coronatests mogelijk maakte

coronatube

"Onder hoge druk worden ook tijdens de coronacrisis kleine wonderen verricht."



Het is crisis en in oorlogstijd verlopen processen vaak veel sneller dan in normale omstandigheden. Als er sprake is van een groot algemeen belang en brede steun van de overheid, wetenschap en commercie kunnen mensen soms ijzer met handen breken.



Vorige week vrijdag kreeg het Israëlische bedrijf Kryon, een belangrijke ontwikkelaar van Robotic Proces Automation, een telefoontje van een grote Israëlische zorgleverancier, die tegen de klok in bezig was met het verwerken van de laboratoriumuitslagen van coronatests. De vraag aan Kryon was: kunnen jullie ons uit de brand helpen?

Het ging om een verzoek van de non-profit organisatie Maccabi, die een paar miljoen leden vertegenwoordigt. Medewerkers van Maccabi dreigden vast te lopen in het handmatig invoeren van de toenemende stroom aan vertrouwelijke testresultaten, die het tweemaal daags ontving van het Israëlische ministerie van volksgezondheid. Een snelle verwerking was noodzaak in verband met het informeren van de getroffen patiënten en het mobiliseren van hun omgeving.

Volgens de Jerusalem Post vroeg Maccabi aan Kryon om binnen 48 uur voor deze handelingen een RPA-proces te ontwikkelen en een robot op te tuigen. Binnen een uur had Kryon de juiste medewerker op de klus gezet, die natuurlijk begon met het minutieus in kaart brengen van het administratieve proces, dat nodig was om de downloads met officiële testresultaten te vertalen tot bruikbare informatie en mails in het Maccabi systeem. Een dag later, op zaterdagavond kon er al getest worden en een dag later ging de robot daadwerkelijk voor Maccabi aan de slag. Werk, waar normalerwijze een hele afdeling weken mee bezig zou zijn, kon nu in minuten foutloos worden afgeleverd.



Naast groot applaus voor alle betrokkenen blijft er ook de noodzaak om deze ontwikkelingen nauwlettend te volgen. In datzelfde Israël is de overheid namelijk dermate voortvarend bezig om - onder het mom van de coronacrisis – het monitoren van allerlei datastromen naar zich toe te trekken, dat het de argwaan van de internationale media getrokken heeft. Vorige week publiceerde de Financial Times een stevig onderbouwde noodkreet van de Israëlische historicus Yuval Noah Harari. Volgens hem brengt premier Netanjahoe, die nu zelf ook in quarantaine zit, de democratie in gevaar. De premier had een paar dagen eerder de Israëlische veiligheidsdiensten opgedragen om in het diepste geheim het mobiele telefoongebruik van burgers te analyseren. Dit was uitgelekt.



Op RPA-gebied is er bij mijn weten gelukkig nog geen groot voorbeeld van datamisbruik door bedrijfsleven of overheden geconstateerd. Het is in het belang van alle spelers op dit gebied om dit zo te houden. Als RPA ontwikkelaars, programmeurs en leveranciers de ethische grenzen goed bewaken, kunnen robots zich wellicht nog op veel grotere schaal nuttig maken voor het algemeen belang in bange dagen.

Auteur: Roelf van Til

Corona: Robots gaan harder lopen als het openbare leven tot stilstand komt

sunsetleap

"Voor het eerst bieden robots support bij pandemieën"



Terwijl handige marketeers, innovatieve ontwikkelaars, en knappe koppen in de farmaceutische industrie zich afvragen óf en hóe CORONA misschien nieuwe business opportunity’s biedt, is er na twee maanden strijd met het virus alvast één opvallende winnaar: ROBOTICS.

Opgetogen hoeft niemand er over te zijn, want op deze manier wil je natuurlijk niet je successen behalen. Maar degenen die alle vormen van de robotica een snelle opmars voorspelden, krijgen misschien eerder gelijk dan gedacht. De snelle opmars van het COVID-19 virus en met name de bestrijding ervan hebben zowel de fysieke als de software robots op de kaart gezet.



Het begon al met de beelden van drones die, uitgerust met ingebouwde speakers, argeloze stervelingen in de vrijwel verlaten straten van Wuhan sommeerden om per direct mondkapjes voor te doen. Pakjes werden er langs de deur gebracht door zelfrijdende voertuigen. Niet lang daarna bleek dat de Chinezen op stations en luchthavens geavanceerde detectiepoortjes installeerden met ‘thermometer guns’: kunstmatige intelligentie, verbonden met infraroodcamera’s en gezichtsherkenningssoftware, die in staat is om mensen met lichte koorts in kaart te brengen en direct te traceren.

Ook de eerste betaalbare commerciële en mobiele robot Temi, gemaakt door een Israëlisch bedrijf, voorzien van touchscreen en spraaktechnologie is nu uitgerust met een thermometer en een serveerblad om mensen in quarantaine te kunnen bedienen.



Aan de andere kant van de wereld, in de VS in de buurt van Seattle, werd eind februari een eerste corona-patiënt thuis onderzocht door een robot met een stethoscoop. Behandelaars van het ziekenhuis konden zo op afstand een onderzoek uitvoeren. Kortom: fysieke robots knappen het werk op om te voorkomen dat medisch personeel en functionarissen met publieke taken, onnodig aan het virus worden blootgesteld.

Maar ook software robots hebben het een stuk drukker gekregen als gevolg van de corona epidemie. Ten eerste maken talloze bedrijven, om te beginnen in Azië maar wellicht straks overal, nu al gebruik van RPA om hun mensen te checken op ziekteverschijnselen. Softbots loodsen de werknemers, dagelijks bij binnenkomst óf thuis door de noodzakelijke protocollen en leveren bovendien á la minute een plaatje van de risico locaties. UiPath maakt nu al promotie voor de Health Screening Bot, ontwikkeld door hun kantoor in Peking.



Een nog veel grotere vlucht kan mens-vervangende software maken als thuiswerken onverhoopt de norm gaat worden. Mocht het openbare leven in grote delen van de wereld al of niet tijdelijk tot stilstand komen, dan zullen kapitaalkrachtige ondernemingen versneld overstappen op geautomatiseerde werkprocessen, zo durf ik wel te voorspellen. En zo heeft een vrij heftige griepgolf mogelijk ingrijpende gevolgen voor de manier waarop we ons leven organiseren.


Bronnen:
RPA and COVID-19: How Software Robots Are Helping Companies Put Employee Health First:
https://www.uipath.com/blog/how-software-robots-help-companies-keep-employees-safe-from-virus
RPA, AI and the Coronavirus:
http://lanshore.com/rpa-ai-and-the-coronavirus/
Coronavirus: China deploys drones, robots and big data in tech-savvy nationwide battle:
https://www.straitstimes.com/asia/east-asia/coronavirus-china-deploys-drones-robots-and-big-data-in-tech-savvy-nationwide-battle
Use of Robots for Combating Coronavirus:
https://www.analyticsinsight.net/use-of-robots-for-combating-coronavirus/

Auteur: Roelf van Til

Brandjes blussen

brandweerman op bumper



Onze virtuele assistant dampt er vrolijk CO2 op los!



Wie voelde de boosheid niet opkomen toen in Brazilië afgelopen zomer honderden vierkante kilometers bos vlam vatte? Daar ging weer een flink deel van de longen van moeder aarde verloren, zonder dat de autoriteiten grootschalig ingrepen.

Toch doen we zelf niet anders dan dagelijks met onzichtbare lucifertjes onzichtbare brandjes stichten. Ons gezamenlijke datagebruik vreet elektrische energie: in 2016 nam het al 5 procent van alle opgewekte stroom wereldwijd voor zijn rekening. Dat leidt ertoe dat de CO2-uitstoot ook gigantisch groeit, erger dan de effecten van de massale bosvernietiging in Brazilië.



Ook de robotisering hakt er in. Onze lieftallige vituele RPA assistante dampt er als een ketingroker vrolijk allerlei emissies op los. Zo kan het gebeuren dat een modern bedrijf aan alles gedacht heeft om de footprint optimaal te reduceren – minder printen, gebruik toch die trap i.p.v. de lift, deelfietsen voor de deur, inclusief de groen begroeide wand – maar aan het dataverbruik van de op afstand ingehuurde robots is nooit gedacht!

“We moeten ons als techsector realiseren dat datacenters halverwege het volgende decennium tot de grootste verbruikers van elektriciteit ter wereld zullen worden gerekend”

, aldus Brad Smith, President van Microsoft, in een Greenpeace-rapport. Hij pleit ervoor om dataverkeer en dataopslag te vergroenen. In Nederland geeft energiebedrijf Vattenfall het goede voorbeeld door dat te faciliteren. Een datacenter in de Amsterdamse Zuidas krijgt van Vattenfall duurzame koude voor zijn proceskoeling geleverd. Deze koude is afkomstig uit de diepere waterlagen van De Nieuwe Meer.



Het zou goed zijn als bedrijven stelselmatig met plannen komen om het eigen digitale energieverbruik te compenseren, of duurzaam in te kopen. Oftewel: blus eerst uw eigen brandje, voordat u boos wordt op de Braziliaanse president.

Meer lezen? Zie ook artikel: NRC: Grote milieuwinst te halen bij verduurzamen dataverkeer
of het Greenpeace Rapport: Clicking Clean: Who is Winning the Race to Build a Green Internet?

Auteur: Roelf van Til

Uitleg UiPath in de praktijk

uipathblog

RPA kan vele voordelen bieden, passend bij een overkoepelende strategie.

Veel organisaties hebben baat bij het optimaliseren van processen, klanttevredenheid en andere capabilities. RPA kan hiervoor de oplossing zijn. Dit artikel focust op voordelen die RPA kan bieden en uitleg over de implementatie ervan met behulp van UiPath, een van de grote marktleiders in de RPA wereld. Enkele strategische voordelen zijn:

Verminderde Kosten

Verbeteringen zijn vaak binnen 6 tot 12 maanden te realiseren.

Minder risico's

Vrijwel geen fouten en elke actie is vastgelegd in zogenaamde session logs.

Verbeterde Customer Experience

Altijd beschikbaar en verbeterde kwaliteit zorgen voor meer tevredenheid bij gebruikers of klanten.

De waarde van Robotic Process Automation is ook terug te zien in praktische verbeteringen:

Transparantie en Standaardisatie

RPA kan menselijke fouten voorkomen en is duidelijk in foutrapportage. Ook zorgt het voor meer structuur en processtandaardisatie.

Eenvoudige Opschaling

Robots kunnen makkelijk opschalen en terugschroeven omdat ze vele taken per dag uit kunnen voeren.

Verbeterde Productiviteit

365 dagen per jaar, 24 uur per dag bezig op een efficiënte werkwijze.

UiPath Studio

UiPath Studio is een omgeving waarin RPA workflows op een intuïtieve manier ontworpen worden. De omgeving gebruikt drag-and-drop activiteiten, wat het bouwen van een proces ook toegankelijk maakt voor onervaren programmeurs.

The Orchestrator

De orchestrator functioneert als een console en richt zich op taken als het plannen en inzetten van robots of het rapporteren van de uitgevoerde taken. Het kan gezien worden als de dirigent van het RPA-platform, gebruikers met verschillende rechten kunnen inloggen om gebruik te maken van alle voordelen die RPA biedt.

flowUiPath
The 'Robots'

De robots voeren vervolgens het ontworpen proces uit. Robots kunnen gezien worden als fysieke computers of een machine die draait op een server. Er zijn robots die een werknemer ondersteunen in het doorlopen van een proces, de attended robots. Daarnaast zijn er unattended robots, ingepland om taken uit handen van huidige werknemers te nemen, zodat zij zich kunnen focussen op nieuwe uitdagingen.

Auteur: Twumi Weterings