Skip to content

RPA, ook voor het MKB?

rpa en mkb

RPA wordt ook voor het MKB een toegankelijke technologie



RPA (Robotic Process Automation) heeft sinds een aantal jaren haar intrede gedaan binnen het bedrijfsleven. Van de financiële marktleiders waar het allemaal begon tot de grote Nederlandse retailers, RPA wordt tot op heden bij een breed scala aan industrieën succesvol toegepast om bedrijfsprocessen te optimaliseren, doorlooptijden te verkorten en het welzijn van werknemers te bevorderen. Er lijkt echter een barrière te zijn als het gaat om de introductie van RPA binnen het (grote) MKB. Ondanks de voordelen zijn er nog relatief weinig bedrijven die deze innovatieve technologie hebben omarmd. Hoe komt dit eigenlijk en wat zijn de onderliggende factoren? Wat is de markt momenteel aan het doen om deze situatie te verhelpen?

Bestaande barrières

Kennis & kunde
RPA oogt op het eerste gezicht redelijk complex. Dit was in de beginfase ook zeker het geval.
Met dank aan een sterke vereenvoudiging van de ‘tooling’ (zoals de ‘drag-en-drop’-tooling van UiPath) en steeds betere kennis van de markt, zijn er tegenwoordig talloze ervaren ontwikkelaars en vormen van implementatie beschikbaar.

Dit neemt echter niet weg dat veel MKB-organisaties moeite hebben met het aantrekken van voldoende kennis en kunde om de technologie succesvol te implementeren. Dit heeft met meerdere factoren te maken. Zo is het opstarten van het RPA-traject zelf niet eenvoudig en vraagt het vaak om een RPA-expert. Het aantal experts binnen de markt is schaars en is vaak bezet door opdrachten bij de grote spelers. IT-talent in zijn algemeenheid is natuurlijk schaars, waardoor werkgevers niet altijd het risico durven nemen huidige en gespecialiseerde werknemers te ‘belasten’ met nieuwe tooling. Tel daarbij op dat er onzekerheid heerst rondom hoelang deze nieuwe technologie relevant blijft voor de onderneming.

Schaal & prijs
Een grote financiële instelling kent veel processen die met regelmaat worden uitgevoerd onder begeleiding van meerdere medewerkers. Een voorbeeld hiervan is het proces van hypotheek aanvragen. Bij het MKB ligt dit vaak anders, omdat zij zich bezighouden met relatief minder processen met een kleinere groep medewerkers. Dit maakt dat de gemiddelde terugverdientijd van een RPA-oplossing ligt tussen de 12 en 6 maanden, terwijl dit voor de grotere spelers vaak ligt rond de 6 maanden.

Daarbij komt dat het automatiseringspotentieel vaak snel bereikt is. Waar grote multinationals makkelijk zoet zijn met RPA-trajecten van 2-3 jaar, opvolgend door beheers- en onderhoudsfases, zijn MKB-trajecten van kleinere schaal. Een kleiner aantal processen die minder beheer en onderhoud vereisen. Het vrijmaken, aanwerven, opleiden en behouden van gespecialiseerde medewerkers ten behoeve van RPA is vaak geen voor de hand liggende keuze.

Tenslotte is RPA vaak niet goedkoop en komt de investering rondom het inhuren van expertise en ontwikkelingstrajecten daar nog bij. Er is daarnaast niet altijd budget voor het opzetten van de infrastructuur en inkopen van bijbehorende licenties. Dit in combinatie met een relatief lange terugverdientijd, maakt menig MKB-leider sceptisch m.b.t. het implementeren van RPA.

Bestaande oplossingen

Voor de bestaande barrières zijn gelukkig oplossingen. De meerwaarde van RPA is onmiskenbaar en de markt flexibel en in exponentiële groei. Zoals bij iedere oplossing, zijn er altijd voordelen en nadelen. Het is dan ook verstandig dat MKB-leiders nauwkeurig bekijken welke van deze oplossingen het meest geschikt zijn voor de onderneming. Laten we de oplossingen eens één voor één onder de loep nemen.

1. Robotics as a Service
Robotics as a Service (RaaS), is het neefje van de meer bekende SaaS (Software as a Service) en IaaS (Infrastructure as a Service). De ontwikkeling, het onderhoud en het beheer van de automatisering worden uitgevoerd door een derde partij. Hierdoor worden de kosten sterk gedrukt en wordt het vraagstuk rondom het vrijmaken en/of aanwerven van expert- en ontwikkelings-capaciteit opgelost. RaaS is echter niet alleen relevant voor het MKB. Steeds meer grote spelers kiezen er bewust voor hun RPA-ontwikkeling en onderhoud te outsourcen naar een derde partij, bijvoorbeeld in landen met lagere loonkosten en een hogere beschikbaarheid van technische profielen. Deze optie kan natuurlijk ook interessant zijn voor het meer avontuurlijke MKB. Hierbij de voor- en nadelen op een rijtje:

+ Zeer makkelijk instappen
+ Kosten worden gespreid over de tijd
+ Kosten worden sterk gedrukt door schaalvoordelen
+ Geen nood aan interne capaciteit
+ Flexibiliteit in ontwikkeling en onderhoud

- Duurder op grotere schaal
- Cultuurverschillen (door internationale aanpak)

2. No cure, no pay
Steeds meer RPA-implementatiepartijen, met name de RaaS aanbieders, werken met het ‘No Cure, No Pay’ model. Er zijn meerdere vormen van dit principe, maar in essentie komt het erop neer dat je pas betaald op het moment dat de automatisatie daadwerkelijk impact maakt. Denk bijvoorbeeld aan betalen bij oplevering, of gespreid betalen op basis van de performance van de automatisatie. Hierdoor worden de risico’s voor de afnemer gedekt en hebben leveranciers de mogelijkheid om te bewijzen wat zij waard zijn. Dit in combinatie met het RaaS-model maakt het voor sommige MKB-organisaties mogelijk om RPA startklaar te worden zonder enkele financiële investering.

+ Risico’s worden beperkt
+ Minimale financiële impact

- Risicopremie verwerkt in latere kosten

3. Quick and dirty
RPA wordt vaak geïmplementeerd met behulp van de meest bekende pakketten (e.g. UiPath, Automation Anywhere, BluePrism). De organisaties achter deze pakketten produceren veruit de meest geavanceerde tooling met bijbehorende prijskaartjes. Er zijn echter alternatieve tools op de markt die in essentie dezelfde functie vervullen (bots-bouwen) maar goedkoper zijn. In sommige gevallen zijn ze zelfs gratis!

Bij de meeste implementaties wordt gebruik gemaakt van centrale control rooms om bots aan te sturen, niet-persoonlijke accounts om een bot in onder te brengen of virtuele machines om bots op te laten draaien. Dit zijn stuk voor stuk zeer waardevolle randvoorwaarden die RPA een duurzame en betrouwbare bedrijfstechnologie maken, maar die niet altijd noodzakelijk zijn voor het succesvol implementeren van RPA op kleinere schaal. Door kritisch te kijken naar de implementatiewijze van RPA kunnen de kosten ervan sterk worden gedrukt.

+ Snel resultaat
+ Zo goedkoop als wenselijk
+ Goed als eerste implementatie-stap

- Niet duurzaam op midden tot lange termijn
- Lagere kwaliteit van automatisatie
- Minder functionaliteiten beschikbaar

4. Point-solutions
Eén van de grootste voordelen van RPA is het gemak en de snelheid waarmee sterk gepersonaliseerde automatisaties kunnen worden gerealiseerd. Helaas wordt er minder gesproken over het immense potentieel om de meer algemene en standaard processen duurzaam te optimaliseren, en vervolgens in te zetten voor meerdere bedrijven. We noemen dit ‘Point-solutions’. Hoewel het nog niet veel voorkomt binnen huidige RPA markten, zijn er steeds meer gevallen bekend van succesvolle RPA Point-solutions. Denk hierbij aan de automatisering van het verwerken van TOZ-aanvragen bij gemeentes in heel Nederland of de automatisering rondom Brexit binnen de logistieke industrie. De ‘standaard’ oplossingen zijn zeer in opkomst, industrie afhankelijk en kunnen van grote meerwaarde zijn voor het MKB dat aan de slag wil gaan met RPA.

+ Slechts een fractie van de kosten van een nieuwe automatisatie
+ Bijzonder snel en makkelijk te implementeren
+ Hoge betrouwbaarheid

- Beperkt beschikbaar
- Hoge standaardisatie vereist

Door het toepassen van bovenstaande alternatieve oplossingen wordt RPA ook voor het MKB een toegankelijk technologie en de meerwaarde ervan gedemocratiseerd.

Gastauteur: Arnaud Maes

Taking good care of a software Robot

handen in het haar

What are the costs for the maintenance of my software robots? And how can I keep them under control?



Just like human employees, software robots need the right care to function properly. These costs can grow extensively, even to the point where they surpass the costs of developing a software robot in a matter of just a few years. At the moment you will find a bunch of diverging experiences regarding these costs: from just €25 a month up to €400 a month. This could easily ruin a positive business case, hence the necessity to control these costs.



Below you will find an overview of the four major affecting factors:


1. Internal or external maintenance:
Maintenance costs can be cut by even 40%, by keeping the job within the company, since third parties generally charge a higher rate. Of course a pre-condition would be that the right skills need to be present, or build, internally.


2. Business needs and desires:
The business needs and wishes must be described in detail and formally dealt with, including all of the exceptions that may appear. This will prevent all sorts of small changes in the future, which are carried out under the label of maintenance.


3. Solution design:
The solution design document determines the solidity of the robot. The style of programming has a great impact on the number of malfunctions, as well as the costs. For this reason, it is good to let a third party check the document as well as the script. For example, the implementation of image recognition is more prone to errors than scripting.


4. Scope of maintenance:
Defining what is and what isn’t maintenance will produce more insights and grip on the expenses. For example by excluding little user-friendly adjustments, interruptions in infrastructure, and errors in other applications. This way, the real maintenance activities will remain, to be controlled and improved by you.



When sticking to these rules, the expenses for a software robot don’t have to be higher than €50 a month. This makes robots way more appealing for doing loads of smaller processes.
In short, if you want to maintain a grip on maintenance costs, apply these
rules.

Auteur: Twumi Weterings

Translation by: Sebastiaan

Laat je niet verassen door de onderhoudskosten van je robot

handen in het haar

Wat zijn de kosten voor het onderhouden van mijn software robots? En hoe krijg ik een goede grip op deze kosten?



Software robots hebben net als medewerkers de juiste zorg nodig om goed te functioneren. Deze kosten kunnen aardig oplopen en zelfs in een paar jaar tijd de kosten van het ontwikkelen van een software robot overtreffen. Op dit moment vind je in de markt uiteenlopende ervaringen met kosten: van €25 per maand tot €400 per maand. Dit kan een positieve business case al heel snel negatief maken. Vandaar de noodzaak om deze kosten goed te beheersen.



Hierbij een overzicht van de vier factoren die hierop de grootste invloed hebben:


1. Intern of extern onderhoud:
Het zélf uitvoeren van onderhoud in plaats van door derden kan, door een lager uurtarief, wel een kostenvoordeel opleveren van 40%. De juiste vaardigheden en kennis dienen echter wel intern aanwezig te zijn.


2. Business behoefte en wensen:
Deze dienen gedetailleerd te worden omschreven, inclusief de proces uitzonderingen die voorkomen, en formeel door de business te worden afgetekend. Dit voorkomt dat later, onder het motto van onderhoud, nog allerlei kleine wijzigingen moeten worden geïmplementeerd.


3. Solution design:
Het solution design bepaalt de robuustheid van de Robot. De manier van programmeren heeft een grote impact op zowel het aantal storingen als de kosten. Daarom is het goed om deze door een derde te laten controleren. Bijvoorbeeld: het gebruik van beeldherkenning is foutgevoeliger dan scripting.


4. Scope van maintenance:
Het scherp afbakenen van het onderhoud geeft je veel meer inzicht en grip op de kosten. Bijvoorbeeld door het uitsluiten van: kleine gebruiksvriendelijke aanpassingen, onderbrekingen in de infrastructuur en fouten in andere applicaties. Hierdoor houd je de echte onderhoudsactiviteiten over waarop je daadwerkelijk kunt sturen en je prestaties verder kunt verbeteren.



Bij het in acht nemen van deze regels hoeven de kosten voor een software robot zeker niet de €50 per maand te overschrijden. Wat deze robots weer een stuk aantrekkelijker maakt voor het oppakken van kleinere processen.
Kortom, als je goed grip wilt houden op de onderhoudskosten, pas deze regels dan toe!

Auteur: Twumi Weterings