Process Mining levert een goede basis om verder te automatiseren.
Ergens in de enorme berg van wereldwijde online video gesprekken, ontelbare hoeveelheid zoom meetings en digitale conferenties, buigt zich elke twee weken in Nederland een selecte groep van professionals over interessante RPA-dilemma’s. Het zijn experts van (meest) grote ondernemingen, die op de werkvloer dagelijks met de implementatie van software robots te maken hebben, en vanuit hun functie een breed overzicht hebben van wat er speelt.
RPA-Nederland biedt vanuit haar missie een platform aan om nuttige informatie-uitwisseling tussen bedrijven te bevorderen. De gesprekken zijn weliswaar vertrouwelijk, maar toch worden er steevast (geanonimiseerde) samenvattingen opgesteld, want ‘kennisdeling’ staat nou eenmaal centraal en dat gaat niet zonder een vorm van verslaglegging.
Die notulen staan bol van basic informatie over RPA. Een kleine greep uit de inhoud maakt al duidelijk dat veel deelnemers overeenkomstige ervaringen hebben en dezelfde trends zien. Vaak is RPA een paar jaar geleden gestart op de financiële afdeling en toegepast op back-office processen. Vervolgens verschoof de toepassing naar front-office. Opvallend is ook dat het niet alleen de geestdodende processen waren, die vanuit de praktijk (bottom-up) erom vroegen om gerobotiseerd te worden, vaak zagen de deelnemers ook het tegenovergestelde gebeuren. Top-down werd bedacht waar RPA nog meer dienstbaar kon zijn. In dat geval gaat het vaak om eenmalige projecten en processen waarop men veel tijd bespaard.
Die beweging zet zich voort. We zien RPA steeds vaker eenmalige activiteiten behelzen. Is daarmee de rol van RPA op den duur zijn uitgespeeld? Zeker niet, denken de meeste deelnemers. Want RPA zal de verbindende factor vormen naar die andere opkomende technologieën. Denk daarbij aan Artificial Intelligence, Machine Learning, en Process Mining. Dit worden vaste componenten in de RPA oplossingen.
Die trends geven ook de Lunchroom sessies eindeloos veel voedsel op het bordje. Het blijkt bijvoorbeeld dat meerdere bedrijven al ruimschoots ervaring hebben opgedaan met Process Mining (PM). In het begin was dit soms lang niet altijd even succesvol. De kwaliteit van zowel de data al de interne IT systemen liet nog te wensen over. Nu op dat front verbeteringen zijn doorgevoerd, begint PM langzamerhand zijn waarde te bewijzen. PM levert een levende ‘foto’ van informatie op, die voorheen vaak onzichtbaar bleef. Waarbij de waarschuwing blijft gelden: verzuip niet in een overvloed aan data, baken de vraagstelling strikt af, en analyseer heel gericht op relevante topics.
Processen die inmiddels met Process Mining gecovered worden, blijken vaak gestandaardiseerde processen te zijn, zoals Purchase to Pay en Order to Cash. En dat is niet zo vreemd, want operationele processen zullen wellicht een stuk lastiger te ‘minen’ zijn, en meer maatwerk vragen.
En dan? Je ziet bedrijven vaak voorzichtig eerst Process Mining toepassen op één locaties, om er vervolgens ook andere locaties aan toe te voegen. Eerst zijn core IT-systemen zoals SAP aan de beurt, en daarna bijvoorbeeld Salesforce. Het management hoopt dan op het terug verdienen van de PM investering binnen een jaar, hetgeen vaak lastig te calculeren valt. Want PM is alleen een analyse, en wat is de waarde van een dag minder doorlooptijd, minder ‘rework’ of een iets betere kwaliteit van de service of het product?
Process Mining kan ook worden gebruikt om te bepalen wat er binnen de onderneming met RPA gerobotiseerd kan worden. En zo zijn we weer terug bij RPA. Als de Lunchroom discussies één ding duidelijk maken, dan is het wel dat RPA een voortdurend veranderend fenomeen is.
Ook de plaats en functie van elk RPA Center of Excellence (COE) zal meebewegen met de markt en de veranderende technologie. Wat blijft, is dat bedrijven op deze gebieden veel kunnen leren van elkaar, waardoor hun vervolgstappen sneller en goedkoper gezet kunnen worden. Dus voorlopig zal de RPA-lunchroom één keer in de twee weken genoeg te bespreken hebben. Heb je belangstelling voor deze vorm van kennisdeling, en geef je richting aan een COE? Meld je aan!