Automatisering Archieven - Pagina 2 van 2

“… automation applied to an inefficient operation will magnify the inefficiency.” – Bill Gates

Ondanks vele succesvolle RPA implementaties, blijft het een uitdaging om de juiste manier te vinden een bedrijfsproces te optimaliseren. In de praktijk blijkt vaak dat een robot goed is in het automatiseren van (een groep van) ´activiteiten´ in plaats van een volledig proces. Het verschil hiertussen lijkt klein, maar heeft een behoorlijke impact.
Een activiteit is een stap die staat voor een bepaalde actie. Bijvoorbeeld het klikken van een inlog-knop op een scherm. Het proces is een serie van activiteiten met een duidelijke input en output, het stappenplan dat voorziet in het behalen van een doel.

Een voorbeeld uit de praktijk:

Het volledige proces, hier het inloggen in een bepaald systeem, bevat alle losse activiteiten (e.g. Invoer, Verificatie etc.).

Omdat RPA veel gebruikt wordt bij procesoptimalisatie is het van belang dat het redesignen van het proces uitgevoerd wordt door iemand die alle taken van het proces duidelijk in kaart kan brengen. Kortom, in een optimaal scenario zou de RPA programmeur tevens de business specialist zijn. Men kan het proces beheren of andersom . Helaas blijkt dit vaak zoeken naar een schaap met 5 poten.

Het bovenstaande laat zien hoe belangrijk het is huidige processen te analyseren bij adoptatie van een nieuwe technologische tool. Bekijk het proces met de kijk van een LEAN -of business analist en bepaal voor elke stap in het proces hoe deze activiteit de meeste waarde toevoegt.
Door het proces stap voor stap te bekijken, kan RPA niet alleen bestaande stappen optimaliseren, maar ook nieuwe stappen toevoegen, die eerst niet mogelijk waren. Dit kan mede door de unieke aard van een robot, die extra data en waarde kan toevoegen aan een stap. Uiteindelijk kan het volledige stappenplan geoptimaliseerd worden wat zal leiden tot het behalen van het doel.

RPA als ontsnappingsformule

Hoe RPA de computerisering ‘compleet’ maakt

Toen in de jaren tachtig en negentig de computerisering toesloeg, zag je menige werkvloer in korte tijd drastisch veranderen. Zelf was ik in die tijd werkzaam op de Hilversumse burelen van actualiteitenredacties, en daar waar tot voor kort nog asbakken op tafel stonden en je uitkeek op de zolen van zwaar filosoferende collega’s verschenen nu grote beeldschermen.

De opkomst van computers en het internet betekende overal ter wereld een noodzakelijke slag in professionalisering en efficiëntie verbetering. Toch mag je enkele decennia later ook constateren dat de taakinvulling er voor talloze collega’s in bepaalde sectoren niet persé aantrekkelijker op geworden is. Ik zou zeggen in tweeërlei opzicht.

Ten eerste is er voor veel mensen achter een beeldscherm de onaangename druk van urenlange ‘repeterende’ arbeid. Vaak betreft het ronduit vervelende klusjes, zoals het opstellen van gegevens bestanden in Excel, het invoeren van meterstanden, of allerlei andere copy-paste handelingen. In zekere zin is de digitalisering dus halverwege blijven steken, want er komen nog steeds letterlijk mensenhanden aan te pas om de meest uiteenlopende administratieve processen van input te voorzien. Hier kan RPA de digitalisering ‘compleet’ maken omdat software robotisering de typende vingers vervangt.

Ten tweede verspelen in dit soort gevallen werkgevenden de kans om gebruik te maken van andere talenten en creatieve energie van de betreffende werknemers. Wanneer RPA de boekhouder, controler of secretaresse bevrijdt van een deel van zijn digitale slavenarbeid kunnen die uren met meer uitdagende taken worden ingevuld. Laat uw HR of technisch manager voor deze collega’s eens een prioriteiten overzicht formuleren met betrekking tot alternatieve werkzaamheden, die kwaliteit en productiviteit ten goede komen.

RPA als dé ontsnappingsformule uit de geestdodende werkelijkheid waar menig 21ste eeuwse professional mee te maken heeft? Als een eigentijdse tool voor personeel dat naar meer persoonlijke emancipatie snakt? Misschien zelfs af en toe weer die benen op tafel voor reflectie en contemplatie! De toekomst zal uitwijzen of managers en werkgevers deze vorm van automatisering niet zullen gebruiken voor het wegbezuinigen van arbeidsplaatsen, want in dat geval kan de introductie van RPA rekenen op minder applaus.

RPA Nederland

Tag: Automatisering

Waarom is de ‘P’ in RPA misleidend?

RPA als ontsnappingsformule