“… automation applied to an inefficient operation will magnify the inefficiency.” – Bill Gates
Ondanks vele succesvolle RPA implementaties, blijft het een uitdaging om de juiste manier te vinden een bedrijfsproces te optimaliseren. In de praktijk blijkt vaak dat een robot goed is in het automatiseren van (een groep van) ´activiteiten´ in plaats van een volledig proces. Het verschil hiertussen lijkt klein, maar heeft een behoorlijke impact.
Een activiteit is een stap die staat voor een bepaalde actie. Bijvoorbeeld het klikken van een inlog-knop op een scherm. Het proces is een serie van activiteiten met een duidelijke input en output, het stappenplan dat voorziet in het behalen van een doel.
Een voorbeeld uit de praktijk:
Het volledige proces, hier het inloggen in een bepaald systeem, bevat alle losse activiteiten (e.g. Invoer, Verificatie etc.).
Omdat RPA veel gebruikt wordt bij procesoptimalisatie is het van belang dat het redesignen van het proces uitgevoerd wordt door iemand die alle taken van het proces duidelijk in kaart kan brengen. Kortom, in een optimaal scenario zou de RPA programmeur tevens de business specialist zijn. Men kan het proces beheren of andersom . Helaas blijkt dit vaak zoeken naar een schaap met 5 poten.
Het bovenstaande laat zien hoe belangrijk het is huidige processen te analyseren bij adoptatie van een nieuwe technologische tool. Bekijk het proces met de kijk van een LEAN -of business analist en bepaal voor elke stap in het proces hoe deze activiteit de meeste waarde toevoegt.
Door het proces stap voor stap te bekijken, kan RPA niet alleen bestaande stappen optimaliseren, maar ook nieuwe stappen toevoegen, die eerst niet mogelijk waren. Dit kan mede door de unieke aard van een robot, die extra data en waarde kan toevoegen aan een stap. Uiteindelijk kan het volledige stappenplan geoptimaliseerd worden wat zal leiden tot het behalen van het doel.