‘Digitale werknemers’ kunnen de administratielast verminderen en maken zorgverleners weer zorgverlener

Zorgverleners zijn gemiddeld 40% van hun werktijd kwijt aan administratie en krijgen hierdoor niet de kans om de beste zorg te bieden aan patiënten. Hoewel een deel van deze administratie geschrapt kan worden, draagt een groot deel daarentegen bij aan de verbetering en het inzichtelijk maken van de zorg. Nieuwe oplossingen en meer personele ondersteuning zijn nodig voor het optimaliseren van ICT en het EPD. Toch komt deze ICT-revolutie in de zorg maar traag op gang. De zorgsector is nadrukkelijk op zoek naar innovaties op het gebied van administratie die besparingen opleveren en de effectiviteit vergroten.

Personeelstekort

Het personeelstekort in de zorg groeit aanzienlijk waardoor de kwaliteit van de patiëntenzorg in onder andere ziekenhuizen, de ouderenzorg en de thuiszorg in gevaar is. Zorgprofessionals ervaren door dit probleem een hoge werkdruk en hebben vaak last van burn-out klachten. Het Ministerie van VWS doet er alles aan om dit ernstige tekort terug te dringen. Vooralsnog blijken de plannen niet te werken. Zorgverleners hebben de ruimte nodig om de beste zorg te bieden aan patiënten.

Zorgkosten 

Administratie brengt een hoge kostenpost met zich mee door de vele uren die zorgprofessionals kwijt zijn aan administratieve taken. In Nederland werd in 2011 gemiddeld 20% van de totale ziekenhuiskosten uitgegeven aan administratieve kosten, hetgeen neerkwam op ruim € 4,5 miljard. In 2018 hebben de totale zorguitgaven in brede zin voor het eerst € 100 miljard bereikt. Aannemend dat het kostenpercentage aan administratie in de verschillende zorgsectoren vergelijkbaar is, zou dit betekenen dat het afgelopen jaar € 20 miljard werd uitgegeven aan administratie in de zorg.

Verminderen van administratielast

In een enquête die werd uitgevoerd onder medisch specialisten en specialisten in opleiding gaf 94% van de ondervraagden aan dat de forse administratielast het werkplezier vermindert. Daarnaast gaf 75% aan dat de huidige ICT-systemen onvoldoende ondersteuning bieden bij de administratieve taken en gaf 70% aan dat gegevens vaak dubbel moeten worden ingevoerd. Aangezien een groot deel van de tijd op de werkvloer verloren gaat aan administratie, is ondersteuning in het ontlasten van deze administratieve taken hard nodig. De mogelijke oplossingen die werden aangedragen in de enquête waren: optimalisatie van ICT en het EPD, meer (personele) ondersteuning bij administratieve handelingen en vermindering van specifieke administratieve handelingen.

De afgelopen jaren is er veel aandacht geweest voor deze administratielast. Het Ministerie van VWS en Welzijn en Sport (VWS) willen de regeldruk voor zorgprofessionals en patiënten en cliënten verminderen met het programma ‘(Ont)Regel de Zorg’. Deze beweging vindt dat zorg leveren én ontvangen zonder onnodige regels of formulieren moet zijn.

 Digitalisering de oplossing: RPA en AI

Veel administratieve taken zijn repetitief en zijn gebaseerd op regels. Denk aan kwaliteitsregistratie, poliklinische orders, trial monitoring en verwijsgegevens van patiënten invoeren in het EPD. Het zijn precies deze taken die geautomatiseerd kunnen worden met RPA (Robotic Process Automation). Middels implementatie van deze software robots kunnen de administratieve taken niet alleen uit handen genomen worden, deze kunnen ook nog eens met extreme snelheid en nauwkeurigheid worden uitgevoerd. Bij ingewikkeldere processen zoals interpretatie van ongestructureerde medische teksten kunnen de robots worden uitgebreid met AI (Artificial Intelligence). Deze ‘slimme’ robot analyseert de data, beoordeelt de processen en bedenkt wat er mee moet gebeuren.

De zorg is door de implementatie van RPA en AI een digitale werknemer rijker. Zorgverleners kunnen zich weer focussen op waar zij het beste in zijn: zorg bieden aan patiënten.

RPA en AI in de praktijk

1. Presentatie van patiënt op de Spoedeisende Hulp

Een patiënt wordt bij de Spoedeisende Hulp binnengebracht met een verdenking op een hartinfarct. De cardioloog beoordeelt dat er met spoed een hartkatheterisatie moet plaatsvinden. In deze acute setting is de cardioloog tevens verantwoordelijk voor het invoeren van de verwijsgegevens in het elektronisch patiëntendossier en moet er een DOT/DBC-traject aangemaakt worden.

Door deze acute setting worden de bijbehorende administratieve taken vaak pas later uitgevoerd. De verwijsgegevens worden gescand en belanden vervolgens in een verzamelbak met gescande gegevens in het EPD. Belangrijke patiëntgegevens kunnen zo vergeten worden of verloren gaat.

Een ‘digitale werknemer’ automatiseert al deze administratieve taken. Zodra er een verwijsbericht binnenkomt, neemt het dit werk uit handen. Vanaf de (gescande) brief neemt het de patiëntgegevens over in de decursus van de patiënt. Daarnaast begrijpt de digitale werknemer op basis van de beschikbare informatie welk DOT/DBC-traject het moet aanmaken en voert dit vervolgens – volledig automatisch – uit.

2. Registratie van kwaliteitsindicatoren

Nadat uw patiënt succesvol een dotterbehandeling heeft ondergaan zullen alle klinische gegevens en de behandeling moeten worden geregistreerd bij de Nederlandse Hartregistratie.  Een deel van deze gegevens kan de organisatie mogelijk al direct uit het EPD onttrekken. Dit moet eerst worden aangevraagd bij de centrale business intelligence unit.

Deze dataset is echter incompleet doordat een groot gedeelte van de data als vrije tekst staat of als gescand PDF in het EPD staat. Zorgverleners voeren uiteindelijk weer de taak uit om alle gegevens terug te zoeken, te interpreteren en de data aan te vullen.  Het uiteindelijke doel is dat zij deze data in het juiste format aanleveren bij de Nederlandse Hartregistratie.

De ‘digitale werknemer’ neemt het werk weer over en vraagt volledig geautomatiseerd de dataset op per email bij uw business intelligence unit. Zodra deze email wordt beantwoord, controleert de software of de bijgevoegde dataset compleet is en zoekt het geheel zelfstandig data op in de vrije tekst of in gescande Pdf-bestanden in het EPD.  Behoefte aan een tussentijdse melding zodra de digitale werknemers toegang wil krijgen tot het EPD? Wilt u tussentijds een melding krijgen dat de digitale werknemer toegang wil krijgen tot het EPD dan kan hiervoor een notificatie naar u worden gestuurd. De digitale werknemer stuurt na uw akkoord de data in het juiste format naar de Nederlandse Hartregistratie.

3. Wetenschappelijk onderzoek

U doet onderzoek naar de behandeling van darmkanker van patiënten die tussen 2010 en 2018 zijn behandeld voor darmkanker in een desbetreffend ziekenhuis. Om inzicht te krijgen in het succes van de huidige behandelmethode is een retrospectief onderzoek nodig.

Hiervoor zijn de basis-, klinische- en behandelgegevens en de behandeluitkomsten nodig uit het EPD. Zonder automatisering zijn arts-onderzoekers een aantal weken bezig om al deze data van meer dan duizend behandelde patiënten uit het ziekenhuis te verzamelen. Andere ziekenhuizen kunnen worden gevraagd om deel te nemen aan het onderzoek om de dataset te vergroten.

De digitale werknemer kan dit werk geheel overnemen. Daarnaast kan het ook snel worden ingezet in de andere deelnemende ziekenhuizen. Als arts-onderzoeker is er op deze manier weer tijd voor waarde toevoegende activiteiten en zijn de gegevens binnen de kortste tijd weer beschikbaar.

4. Monitoring bij prospectief onderzoek

 Voor klinische trials is monitoring verplicht. De gecertificeerde monitor in ziekenhuizen controleert de data steekproefsgewijs die vanuit het EPD is ingevoerd in de onderzoek database. Daarnaast controleert de monitor de informed consent formulieren en andere administratieve gegevens. Het controleren van de ingevoerde data van één patiënt kost al veel tijd waardoor er tijdens de monitorvisite maar ruimte is voor het controleren van de data van drie patiënten. Er moet daarnaast namelijk ook nog de dagelijkse fysieke administratie worden gecontroleerd.

De digitale werknemer controleert niet de ingevoerde data van maar drie patiënten, maar van alle patiënten. In de tussentijd heeft de monitor de ruimte om alle fysieke administratie (zoals de informed consent formulieren) door te nemen. Enige tijd later ontvangt de monitor van de digitale werknemer een rapport met alle missende of verkeerde gegevens in de ingevoerde data die nog moeten worden gecontroleerd. Door dataverzameling en monitoring bij prospectief onderzoek te automatiseren worden fouten en inconsistenties voorkomen.

‘Digitale werknemers’ kunnen de administratielast verminderen en maken zorgverleners weer zorgverlener

PARSH powered by Ciphix